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L’équipe MIGSO-PCUBED a collaboré avec un important fournisseur de logements sociaux à but non lucratif au Canada. Cet organisme offre des logements abordables tout en promouvant le respect et l’équité. En tant que plus grand fournisseur de logements sociaux de leur région, il gère des milliers de logements essentiels aux besoins locaux. L’organisation a obtenu un financement pour un programme pluriannuel de rénovation et de réparation des logements, de nombreux projets ont déjà été lancés.
Cela marque la première incursion de l’organisation dans un programme d’une telle ampleur, présentant à la fois des défis et des opportunités. Les défis associés à la réalisation d’un programme aussi complexe nécessitent une approche stratégique et bien réfléchie en matière de gestion de projet, c’est précisément là que l’expertise de l’équipe MP entre en jeu.
Le fournisseur de logements sociaux a levé plus de 170 millions de dollars auprès de diverses sources qui devaient être utilisées pour financer de multiples projets visant à rénover son portefeuille vieillissant. Sur les huit ans, le programme en était à sa troisième année.
Après un atelier intensif avec l’équipe de direction, les cadres supérieurs et les chefs de projet, l’équipe a pu identifier certains défis à relever :
Cette situation n’est pas propre à cette organisation, ces défis sont communs aux organisations à but non lucratif, aux startups et aux entreprises ou départements qui reçoivent un financement supplémentaire pour un projet ou un programme pluriannuel dédié. Ces défis surviennent parce qu’il y a un changement fondamental dans le profil du projet (plus grande envergure, budget plus important, complexité plus élevée) et que l’infrastructure, et les processus existants ne sont pas équipés pour les gérer.
L’équipe MP a été choisie car nos consultants viennent de divers horizons en gestion de projet, avec une vaste expérience pour rationaliser les processus au sein de différentes entreprises, notamment en mettant en place une structure PMO et en implémentant des solutions numériques.
Ainsi, nous avons été mandatés pour mettre en place un PMO afin d’améliorer la visibilité sur le programme et le remettre sur la bonne voie.
Avec pour objectif principal la mise en place d’une structure PMO, l’équipe MP a d’abord organisé un atelier avec toutes les parties prenantes et a déterminé que la meilleure solution était de mettre en place un PMO digital. Un bureau de gestion de projets numérique offre à l’équipe de gestion de projet un référentiel central où le traitement et l’analyse des données sont associés à l’automatisation, permettant ainsi au PMO de comprendre l’ensemble de la situation et de prendre des décisions efficaces.
La première étape a été de créer des outils standardisés et centraliser la collecte de données, puis automatiser la synthèse des données et la création de rapports.
Après avoir analysé l’architecture d’entreprise, l’équipe MP a déterminé que le meilleur emplacement pour toutes les données serait SharePoint. Cela a pour but de permettre à toutes les parties prenantes d’accéder facilement au suivi et l’analyse des données des projets.
Pour harmoniser les données, la solution a été de regrouper tous les échéanciers des projets pour n’en faire qu’un seul. Une fois toutes les données consolidées, nous avons construit un tableau de bord dynamique des ICP. Néanmoins, l’équipe a dû faire preuve de créativité et d’innovation pour surmonter certains défis techniques liés à l’utilisation d’un ancien logiciel de gestion de projet. L’équipe MP a surmonté ce défi en utilisant une solution de contournement innovante qui a fait appel à des outils d’automatisation des processus. Pour surmonter les problèmes liés à l’établissement de liens entre les rapports et les données stockées sur les serveurs, la solution a été de migrer toutes les sources de données pertinentes vers le cloud.
L’équipe MP a mené de longues discussions avec toutes les parties prenantes afin de définir un ensemble de ICP qui seraient utilisés pour mesurer l’avancement des projets. La plupart des ICP étaient des métriques standard de suivi de la santé financière, des échéancier, etc. Cependant, l’équipe MP a également développé un ICP personnalisé pour le programme qui a été utilisé pour suivre l’impact au niveau de chaque unité de logement.
Cette normalisation des indicateurs a permis d’améliorer l’efficacité, le contrôle et la communication de l’état d’avancement du projet.
Pour offrir aux différentes parties prenantes (l’équipe de gestion de projet, l’équipe de direction supérieure, l’équipe de direction exécutive et les sponsors du projet) une meilleure visibilité sur les projets, l’équipe MP a pris les mesures suivantes :
L’un des aspects les plus importants de la prestation de services de MP, et ce qui la distingue des autres, c’est l’accent mis sur la préparation du client à un succès durable à long terme. Cela inclut la formation des équipes au tout nouveau processus, et le transfert des connaissances et de la documentation.
Des séances de formation de groupes et individuelles ont alors été organisées avec l’équipe du client afin de s’assurer que tout le monde maîtrise l’utilisation de MS Project. Pour soutenir l’équipe client à la suite de la mission, une documentation complète ainsi que des vidéos ont été réalisées.
D’autres sessions de formation et de passation ont été organisées afin de garantir que la nouvelle équipe PMO sera en mesure d’utiliser Power BI et d’effectuer des tâches de maintenance sur l’ensemble des données.
Le PMO digital a apporté des gains d’efficacité significatifs à la gestion de projet. En harmonisant les outils et les données, il a permis de gérer plus facilement des projets complexes. Cette approche rationalisée a permis une exécution plus fluide des projets et garantie une utilisation efficace des ressources. Des ICP standardisés ont permis une mesure uniforme de la performance des projets au sein d’un portefeuille diversifié, améliorant ainsi la prise de décision.
L’un des avantages les plus notables a été de donner une meilleure visibilité sur l’avancement des projets. Le stockage centralisé des données et la génération automatisée de rapports ont réduit le temps passé à compiler des données, ce qui a entraîné des économies de temps et d’argent importantes. Le PMO digital a également facilité la communication entre les départements, réduisant les dépenses redondantes et garantissant que les projets de réparation et de rénovation s’alignent parfaitement sur les activités de maintenance quotidiennes. Grâce à des tableaux de bord complets et des outils de reporting, la direction générale, les sponsors de projet et les départements opérationnels ont obtenu des informations en temps réel, permettant une planification et une allocation efficaces des ressources.
La formation et les ressources ont permis à l’équipe de projet de l’organisme d’utiliser efficacement des outils tels que MS Project et Power BI. Cette autonomisation a assuré le succès à long terme. Les ICP personnalisés ont permis de suivre l’impact des projets au niveau de chaque unité de logement, offrant des informations uniques. De plus, les tableaux de bord dynamiques de Power BI et les rapports synthétiques édités ont renforcé la communication avec les sponsors du programme, améliorant la transparence et la responsabilité dans la gestion de projet.
En résumé, la mise en place du PMO numérique a entraîné une augmentation de l’efficacité, une meilleure visibilité et a responsabilisé les équipes projet ce qui s’est traduit par une amélioration des résultats avec des économies de coûts et une communication efficace avec les différentes parties prenantes.
Cet article a été rédigé en anglais par Sanket SHAH et Javier MEDINA.
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