Étude de cas : mise en œuvre d’une solution AWS pour l’industrie pharmaceutique

16 août 2023
Sciences de la Vie, PMaaS

Notre client, une entreprise mondiale de biotechnologie, devait mettre en œuvre une solution IT adaptée aux contraintes du secteur pour stocker, transformer, analyser et partager des essais cliniques ainsi que des données génomiques dans un environnement cloud. En tant que spécialiste en Management de Projet et partenaire de longue date de ce client, MI-GSO | PCUBED a été engagée pour accompagner la mise en œuvre de cette solution cloud complexe.

Experts en Management de Programme et de Projet depuis plus de 30 ans, nos consultants ont aidé le client à livrer la solution dans les délais, dans le respect du budget et avec des résultats concrets pour l’entreprise.

Le défi

Les organisations pharmaceutiques doivent pouvoir stocker, gérer et protéger d’importants volumes de données, notamment des données cliniques, génomiques et scientifiques. Nous avons donc commencé par identifier l’outil approprié, capable de supporter cet afflux de données.

Grâce à ses nombreux services de stockage, de gestion et de sécurité des données (AWS Direct Connect, Amazon Kinesis Streams, Amazon S3 ou Amazon Macie par exemple), AWS est parfaitement adapté pour gérer ce volume de données cliniques. Une solution AWS permet également de résoudre les problématiques de sécurité des données auxquelles est confronté le secteur de la santé, qui attire de plus en plus de cybercriminels et dans lequel la sécurité est une priorité absolue.

Concernant plus de 3 000 collaborateurs dans le monde, la mise en place de cette solution cloud devait répondre aux exigences de l’industrie pharmaceutique, ce qui a donné lieu à des questionnements pour MP. Parfaitement neutre en matière de sélection d’outils digitaux, notre équipe a été en mesure d’analyser et de choisir le meilleur outil pour les besoins de notre client. L’outil sélectionné devait être capable de prendre en charge les données des entités situées au Royaume-Uni et aux États-Unis et être conforme à la réglementation de la FDA, l’Agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux. Compte tenu de ces paramètres, l’équipe a choisi AWS S3. Cet outil est adapté à la situation du client et peut facilement s’intégrer à d’autres outils internes ou à des systèmes SaaS externes.

Pour se conformer aux normes réglementaires, le client devait établir cette solution avant une certaine date. Avec des délais et un budget serrés, MP devait mettre en place une solution complexe en intégrant de nombreuses contraintes et dépendances. En suivant une démarche structurée de Management de Projet, nous avons contribué à atteindre les objectifs fixés.

Mise en œuvre de la solution IT

En partenariat avec le PMO de l’entreprise, MI-GSO | PCUBED a été engagée pour qualifier puis mettre en œuvre cette solution cloud complexe.

Nos consultants ont rapidement collaboré avec diverses équipes informatiques au sein de l’organisation (infrastructure, sécurité, architecture ou encore sciences des données) afin de créer une feuille de route pour la solution. Cette étape a permis de s’assurer que le périmètre et les objectifs du projet étaient clairement définis, que les ressources nécessaires étaient bien identifiées et que le calendrier convenait aux parties prenantes. MP a réalisé le projet en quatre phases : lancement, analyse, déploiement et clôture.

Nous nous sommes principalement concentrés sur la planification, le management des risques et le managements des coûts pour atteindre les objectifs du programme le plus rapidement possible et respecter le budget, tout en veillant à ce que les risques soient maîtrisés et limités.

Lancement

Nos consultants ont organisé une réunion de lancement au sujet de la planification, ce qui leur a permis de définir un plan de projet détaillé, de planifier les activités dans MS Project, d’identifier les ressources essentielles, de documenter les objectifs, les livrables et le périmètre du projet et d’établir un premier budget de référence. Ensuite, l’équipe a élaboré la charte du projet selon les processus standards du client. MP a également travaillé avec le service juridique pour entamer le processus achats. Enfin, nos consultants ont développé un plan de communication et de management des risques et l’ont partagé avec l’équipe projet.

Analyse

Les consultants MP ont rapidement fait appel à des partenaires externes pour pallier le manque de ressources en interne pour la conception et la mise en œuvre de la solution. Pour justifier le recours à ces spécialistes externes, nous avons élaboré une proposition détaillée présentant les impacts sur le calendrier, le périmètre et le budget du projet et nous l’avons présentée à la direction du client pour approbation. Afin d’éviter toute ambiguïté entre les différentes équipes informatiques, un document précis sur les rôles et les responsabilités de chacun (matrice RACI) a été rédigé.

Dans l’industrie pharmaceutique, un outil ou un système doit respecter les exigences GxP (réglementation dans le secteur pharmaceutique) et le RGPD s’il contient des données personnelles. Pour ce projet, nous devions donc suivre un processus rigoureux de documentation et de vérification. Ces impératifs orientent le calendrier et la réalisation de chaque projet dans ce secteur. Par conséquent, nos consultants ont dû mettre à jour leur plan de projet pour inclure les tâches et les livrables liés à la documentation et à la vérification. Cette phase a également permis d’identifier les exigences techniques du projet et les spécifications du système. Elle a donc été dirigée par des consultants disposant des connaissances techniques nécessaires.

Déploiement

Afin de respecter les normes réglementaires qui s’appliquaient à la solution, des tests rigoureux ont été effectués. Nos consultants ont élaboré des plans de tests détaillés, vérifié le système de façon approfondie et apporté leur expertise pour réaliser des tests d’acceptation par les utilisateurs. Pour garantir la rapidité des tests et des mises à jour, les phases de tests sont souvent menées de façon agile. Cette étape a été réalisée facilement par nos consultants, car ils sont parfaitement formés aux méthodes agiles et traditionnelles. Une fois la validation du responsable du système et des parties prenantes obtenue, le projet était prêt pour le déploiement. Une check-list détaillée a été rédigée pour s’assurer que tous les éléments nécessaires étaient bien en place avant la mise en service.

Dans cette phase, le rôle de l’équipe MP a été crucial pour maintenir le déploiement du projet sur la bonne voie. En effet, les dates de déploiement dépendent souvent des arrêts planifiés d’autres systèmes.

Clôture

Pendant la phase de clôture, après avoir vérifié que les points de la check-list étaient bien complétés, nous avons organisé une réunion de rétrospective pour recueillir et documenter les enseignements tirés de ce projet. Tous les contrats avec les fournisseurs et prestataires ont été clôturés dans l’outil PPM et nous avons envoyé un rapport final à toute l’équipe PMO pour finaliser la clôture et la réussite du projet.

La valeur délivrée par MP

En collaboration avec l’équipe du client, MP a réussi à mettre en œuvre la première solution AWS S3 qualifiée et validée dans l’organisation du client. Cette réalisation constitue le premier pas vers le développement d’autres solutions cloud répondant à des exigences réglementaires.

Le client a apprécié l’accompagnement, le suivi permanent et l’engagement de MP sur ce projet, qui lui a permis de gérer efficacement le périmètre, les délais, les ressources et le budget du projet. Grâce à une communication et une coordination efficaces, nos consultants ont pu définir des attentes précises et éviter les conflits et la confusion, ce qui a contribué à la livraison d’une solution adaptée et qualitative. En gérant les parties prenantes et l’ensemble de l’équipe, le client a évité les difficultés liées à l’adoption par les utilisateurs et a renforcé l’efficacité et le contrôle des activités au sein de l’organisation.

En tant que spécialiste en Management de Projet, MP a pu mobiliser les bonnes pratiques et les principes suivants pour obtenir des résultats tout au long de ce projet :

Principes de la conduite du changement, qui se traduisent par une augmentation de la productivité, une réduction du stress et une amélioration de la prise de décision.
Principes de gestion des risques, permettant à l’équipe d’identifier les risques de manière proactive, de mettre en œuvre un plan de réduction des risques et de fournir des solutions rapides pour éviter tout impact sur les délais et la qualité du projet.

Toutes les entités de l’organisation du client se sont montrées satisfaites des résultats concrets de notre intervention. Nous travaillons toujours avec ce client, qui reconnaît la valeur du partenariat avec MP. Avec autant de projets complexes à gérer, le client a apprécié notre expertise en Management de Portefeuille de Projets et notre capacité d’adaptation.