6 façons d’améliorer le PMO virtuel

15 septembre 2023

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PMO à distance

Un nombre croissant d’équipes travaille à distance, et ce pour diverses raisons. Même s’il existe des outils de collaboration comme Slack, Office 365/Teams et Atlassian, le travail à distance n’est pas toujours évident. Mais tous les professionnels doivent être en capacité de travailler depuis partout dans le monde afin de maintenir les activités de l’entreprise, et ce sans que cela n’impacte leur productivité.

Pour que les services de Project Management Office (PMO) soient une réussite, il convient de relever des défis importants, et notamment :

les différents fuseaux horaires ;
les problèmes de communication ;
le chiffre d’affaires ;
la technologie ;
l’accès aux données ;
la sensibilisation à l’organisation et à la culture.

Cependant, les avantages du PMO à distance l’emportent sur les risques lorsque l’on s’y prend bien. Mettre en place un PMO virtuel peut parfaitement n’avoir aucun impact sur les performances : au contraire, il peut coûter moins que la présence sur site.

Si vous demandez comment gérer un PMO à distance, voici nos six recommandations à prendre en compte pour améliorer vos performances.

En résumé

1. Infrastructure

Selon une enquête du PM Summit 2019, 72 % des gestionnaires de projet professionnels pensent que le travail à distance augmente la productivité. Aujourd’hui, bon nombre d’entreprises s’y sont mises. Les problèmes de connexion et le partage de fichiers font partie des défis les plus fréquents auxquels nous devons tous faire face.

Nos PMO à distance disposent de points d’accès informatiques sécurisés et de la technologie de visioconférence. Ceux-ci donnent l’impression d’être juste de l’autre côté du couloir, même s’il n’y a aucun contact physique. Nos consultants se sont adaptés et travaillent à distance pour continuer à mener à bien différents types de projet, quoi qu’il arrive. Cela impliquait de mettre en place les technologies adéquates à la maison tout en travaillant avec les clients pour établir des méthodologies de PMO.

Aujourd’hui, tout le monde a pris conscience du temps qu’il faut pour créer des solutions de travail idéales pour votre équipe virtuelle. Cela ne fait que souligner l’importance de structurer et d’organiser afin d’assurer la continuité des projets.

2. Fédérer les équipes

Alors qu’il a été prouvé que le travail à distance stimulait la productivité, réduisait le turn-over et diminuait les frais opérationnels, il a une faiblesse majeure : l’isolement. La présence de nos équipes dans nos bureaux renforce naturellement l’esprit d’équipe.

Chaque fois que cela nous est possible, nous offrons à nos équipes la possibilité de se regrouper, ce qui permet de stimuler le moral et la productivité de l’équipe. Ainsi, vous pouvez rester en contact par des espaces de discussion, des réunions quotidiennes et des points de suivi réguliers, tout en travaillant à distance.

3. Expérience

Les responsables du recrutement reconnaissent que le recrutement est devenu plus difficile et 59 % d’entre eux estiment que les compétences sont plus spécialisées qu’il y a trois ans. Nous recommandons d’établir un partenariat avec une entreprise spécialisée et expérimentée en gestion de projet. Elle vous fournira les meilleurs outils de gestion, des talents comme des projets lorsque vous en aurez besoin.

Nous recrutons des ingénieurs hautement qualifiés, formés à de multiples méthodologies de gestion de projet et aux dernières innovations du secteur. Ils peuvent ainsi vous offrir la valeur ajoutée la plus élevée.

Nous savons faire du PMO à distance une réussite.

Découvrir nos solutions

4. Langage

Malheureusement, les membres d’une équipe projet à distance ne perçoivent pas toujours les signaux non verbaux des réunions en présentiel. La vidéoconférence permet, lors des réunions, d’établir une présence et une connexion entre les équipes.

Cependant, comme le management de projet repose en grande partie sur la communication, échanger dans votre langue maternelle est un grand avantage. Notre méthode de PMO implique des conseillers multilingues, ce qui leur permet de discuter facilement avec des clients du monde entier, en personne ou en ligne.

5. Connaissances organisationnelles

Alors que le travail à distance a pris une dimension mondiale, certains ont l’impression que « loin des yeux, c’est loin du cœur ». Nous pensons qu’une grande partie du succès d’une équipe à distance se fonde sur la force de ses relations. Comme nous sommes aux côtés de nos clients depuis des décennies, nous connaissons leur culture organisationnelle et la manière dont les choses se passent réellement au sein de leurs entreprises.

En outre, nous soutenons nos PMO via la mise en place des chef d’équipe dédiés, leur fournissant une direction et des conseils immédiats. L’équipe est assistée par un réseau de conseillers en gestion de projet au sein de l’organisation du client. Ils partagent les leçons apprises, les meilleures pratiques et les connaissances.

6. Transitions solides

Dans les conditions idéales, toutes les activités de management de projet ne devraient pas être réalisées à distance. Nous travaillons avec le client pour déterminer quelles phases de chaque programme doivent être réalisées à distance ou sur place. Nous parlons alors de virtualisation adaptative .

Avant d’effectuer un quelconque travail à distance, nous organisons un transfert approfondi des activités en présentiel avec le client. Cette transition permet de construire ou d’entretenir des relations fortes qui conduiront à une plus grande réussite du projet.

Alors que de plus en plus d’équipes s’orientent vers des offres de PMO virtuels, nous devrions assister à une augmentation de la productivité, une réduction des coûts d’exploitation et un meilleur accès aux talents. Par conséquent, les services de gestion de projet auront une valeur accrue.

Il n’est pas toujours facile de gérer du PMO à distance sans que cela ait une incidence sur les performances. Cependant, c’est tout à fait possible.