Comment bien gérer un PMO

8 décembre 2020

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Comment Gérer un PMO

Les grands programmes complexes sont intrinsèquement difficiles. Gérer une grande équipe, la maintenir concentrée, couvrant souvent plusieurs départements et pays et des centaines de ressources, nécessite une grande discipline et un certain dévouement. Un bon Project Management Office (PMO) peut être le mécanisme décisif pour garantir la valeur d’un projet. Un PMO géré avec rigueur est la clé pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Si des obstacles surviennent, votre PMO est là pour fournir les données et les informations nécessaires afin de prendre les bonnes décisions et de vous remettre sur les rails.

Voici les cinq règles pour bien gérer un PMO.

Partez sur de bonnes bases

Même si une majorité s’accorde sur l’utilité et les bénéfices liés à la mise en place d’un PMO, ce point de vue n’est pas encore unanime. Presque toute organisation a un PMO légèrement différent – PMO d’entreprise, Centre d’excellence, Pôle Performance pour ne nommer que quelques-uns.

Cependant, la clé d’un bon PMO est de s’assurer que, tout en s’adaptant à une organisation, vous ne vous éloignez pas trop des bases qui ont fait leurs preuves. Le rôle principal du PMO est d’assurer la création de valeur pour l’organisation grâce à une visibilité accrue et une gouvernance efficace.

Et si le PMO utilisait une approche plus efficace ? Chez MIGSO-PCUBED, nous appelons cela le Lean PMO. Nos consultants recherchent constamment des moyens d’optimiser les processus et les outils, de réduire les tâches à faibles valeur ajoutée et d’améliorer la satisfaction, tout en répondant aux attentes.

Enfin, plutôt que de laisser cela au hasard, nous prenons le temps nécessaire avec les principales parties prenantes pour nous mettre d’accord sur les objectifs du PMO, la structure de l’équipe et les responsabilités inhérentes.

Trouvez l'équilibre entre assistance et contrôle

Il est assez courant pour un PMO pas encore mature d’agir comme une fonction administrative, fournissant des données pour générer divers rapports. Cependant, si ce sur quoi vous vous concentrez est d’être un organe de contrôle ultime, alors vous n’apportez que très peu de valeur. Vous serez perçus comme un élément rigide plutôt qu’un catalyseur, aux côtés duquel on avance et progresse.

Le PMO créé du liant dans vos activités et vous donne la vision nécessaire pour que vous puissiez prendre les meilleures décisions.

De notre article (en Anglais) Moving Your PMO Up the Maturity Ladder

Dans un PMO efficace, les équipes aident les chefs de projet dans leurs plans et organisent des ateliers avec les parties prenantes pour identifier quelles initiatives sont alignées sur la stratégie. Ils travaillent aussi avec les membres de l‘entreprise pour identifier des solutions aux problèmes.

Cependant, pour faire tout cela, vous devez avoir suffisamment de temps. Si vous êtes trop occupés à agir en tant qu’administrateur, à rédiger des rapports ou à ajouter des tâches aux plannings de projet, vous n’aurez pas le temps de faire les choses que vous devriez faire, comme analyser les données.

Le premier facteur clé est votre alignement avec les parties prenantes sur le rôle du PMO. Le second est le Lean PMO.

Un bon PMO se concentrera sur l’établissement de processus répétables, l’automatisation des tâches manuelles avec des flux de travail et la création de tableaux de bord en temps réel – donnant ainsi à l’équipe plus de temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Vous devez trouver le juste équilibre en demandant aux équipes des mises à jour de statut tout en leur fournissant le bon soutien avec de bons processus, une bonne structure et une bonne résolution des problèmes pour leur être utile. C’est un cap difficile à maintenir.

Mesurez le succès de votre PMO

Un bon PMO doit avoir des objectifs clairs de ce qu’il essaie de réaliser et savoir comment les résultats seront mesurés.

Nous avons déjà établi que sans objectifs clairs, vous limitez votre capacité à vous opposer aux tâches à faible valeur ajoutée. De plus, si vous ne mesurez pas ce que vous faites, vous ne répondez probablement pas aux attentes.

Un point clé, cependant – est l’efficacité du PMO, à savoir la satisfaction client.

Pour nos engagements PMaaS, nous effectuons régulièrement des évaluations de performance avec nos parties prenantes, évaluant nos KPIs ainsi que la satisfaction de nos clients et l’état de notre delivery.

Par exemple, chaque mois, pour mesurer la satisfaction client, nous faisons un rapport sur les livrables qui ont été approuvés, ainsi que l’évaluation qualité faite par nos clients.

Pour le bon PMO, c’est un changement de mentalité. Il doit évaluer comment l’équipe peut faire passer le PMO d’une approche uniquement orientée sur les opérations à une approche mixte, basée sur le service client et la production de valeur.

Ensuite, une fois que vous avez défini des objectifs, vous devez publier ces données pour montrer clairement les performances du PMO.

Lisez aussi : notre étude de cas sur la façon dont nous avons développé des tableaux de bord inter-programmes automatisés. (Article en anglais)

Construisez la bonne équipe

Une bonne équipe PMO doit avoir la compétence et l’expérience nécessaires pour comprendre les enjeux et être capable d’aider l’entreprise à y parvenir. Cela signifie que vous devez avoir la bonne équipe en place, ce qui nécessite un mélange de compétences.

Quelles compétences font des équipes de gestion de projet robustes ?

Combiner les méthodologies agiles et traditionnelles.
S'adapter à l'évolution des priorités.
Utiliser de la compétence en visualisation de données pour soutenir une prise de décision efficace.
Soutenir les initiatives de gestion du changement avec un mélange de leadership et de soft skills.
Avoir un mélange de membres brillants dans la planification et d’autres qui excellent dans la définition et l'amélioration des processus.

Plus important encore, tout le monde doit être prêt à aider ses collègues à faciliter tout ce qui est nécessaire pour respecter le plan.

Il faut toujours garder à l’esprit qu’un PMO n’est qu’un groupe de personnes. Certains groupes fonctionnent, mais d’autres ont plus de mal. Il est donc essentiel de peaufiner votre équipe en équilibrant le bon mélange de compétences et de personnalités. Souvent, un changement mineur peut faire une énorme différence au niveau des performances.

Assurez une amélioration continue

De nombreuses études ont montré qu’il existe un lien direct entre améliorer la maturité de sa gestion de projet et l’augmentation de la valeur opérationnelle.

Les organisations à maturité élevée sont 21% plus susceptibles d'atteindre les objectifs et intentions de leurs initiatives stratégiques, c'est-à-dire de meilleurs résultats, que les organisations à faible maturité en gestion de projet.

PMI Pulse of the Profession 2020

L’une des principales façons de se concentrer sur l’amélioration de la capacité de livraison est de procéder à une évaluation de la maturité organisationnelle. Cela permet d’examiner les principaux processus et pratiques utilisés pour l’exécution des projets et des programmes dans l’organisation, puis de les comparer aux meilleures pratiques de son secteur.

En résultat de cette évaluation, vous aurez une compréhension claire des principales lacunes qui vous séparent de votre objectif, ainsi qu’une feuille de route d’amélioration continue pour amener le PMO, étape par étape, à l’atteindre.

Pour en savoir plus, lisez notre article sur l’amélioration de la capacité de livraison. (Article en anglais)

Après avoir suivi toutes ces étapes, vous serez en mesure de vous concentrer sur le travail à haute valeur ajoutée, de mesurer la livraison et la satisfaction client tout en vous assurant d’avoir la bonne équipe en place.

Il ne reste plus qu’à se concentrer sur l’amélioration continue de l’organisation du PMO – ce qui se traduit par une performance accrue du projet, une efficacité améliorée de l’entreprise et une plus grande réalisation des avantages commerciaux.