Rôle du PMO : quelle structure pour votre organisation ?

21 septembre 2022

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Rôle du PMO

Si vous rencontrez des difficultés liées au taux de réussite de vos projets, à l’efficacité de leur exécution, à l’optimisation des ressources ou à l’harmonisation de vos objectifs stratégiques, mettre en place ou faire appel à un PMO performant peut être la meilleure approche pour relever ces défis. Néanmoins, vous devez réfléchir au rôle et à la structure PMO qui conviendrait le mieux à votre organisation et à votre culture d’entreprise unique.

Qu’est-ce qu’un PMO ? PMO signifie « project management office » et désigne une entité dont la mission est de soutenir une organisation dans l’atteinte de ses objectifs, grâce au management de portefeuille de projets. Pour en savoir plus, consultez notre guide PMO.

Votre PMO doit-il intervenir comme un consultant, un coach, un manager, un superviseur ou un contrôleur ? Quel type de structure PMO devrait adopter votre entreprise ? Le PMO qui a fonctionné pour vos concurrents vous conviendra-t-il aussi ? La mise en place ou la modification d’une structure de gouvernance au sein de votre organisation posera-t-elle des difficultés ?

En tant que spécialistes de la mise en place de PMO et de la livraison de projets depuis 30 ans, nous sommes les mieux placés pour vous accompagner dans ce processus d’introspection et de prise de décision. Voici un résumé qui, nous l’espérons, vous donnera une idée plus précise des différents rôles que peut exercer un PMO.

Les différents rôles du PMO

Les modèles de PMO évoluent depuis longtemps. Vous avez peut-être entendu des termes provenant de plusieurs sources ou entreprises, mais quelles sont les différences entre ces termes ? Intéressons-nous aux facteurs clés qui influencent le rôle que peut exercer un PMO.

Rôles selon le degré de contrôle sur les projets :

PMO de type soutenant : il agit comme une bibliothèque de connaissances et fournit des documents modèles et de bonnes pratiques, propose des formations et garde une trace des enseignements tirés des expériences passées. Ce PMO exerce peu de contrôle sur les projets et convient à une organisation fonctionnelle ou à une organisation matricielle faible.
PMO de type conformité : il agit comme un contrôleur et vérifie la conformité des outils, des processus et des normes de l’organisation. Ce PMO exerce un contrôle modéré sur les projets et convient à une organisation matricielle équilibrée.
PMO de type directif : il agit comme un chef de projet et prend en charge la maîtrise de tous les projets menés dans l’entreprise. Ce PMO exerce un haut niveau de contrôle sur les projets et convient à une organisation par projet ou à une organisation matricielle forte.

Ces trois premiers rôles sont définis par le Project Management Institute et mentionnés dans le PMBOK, ils sont donc souvent étudiés comme les principaux rôles du PMO. Cependant, le PMO peut jouer d’autres rôles, qui tiennent compte de différents critères. Ils sont présentés ci-dessous.

Rôles selon le degré de participation à chaque phase d’un projet :

PMO orienté stratégie : il pilote activement le processus de validation des projets en jouant le rôle de « point d’entrée » auprès des membres de la direction, ce qui leur permet de vérifier les justifications et l’intérêt du projet. L’équipe de direction examine aussi les propositions de projets et peut ainsi prioriser les projets en cohérence avec la stratégie de l’entreprise. Ce type de PMO est adapté à une organisation par projet.
PMO orienté gouvernance : il fournit à l’organisation les méthodes courantes pour mesurer la performance d’un projet et établit les bonnes pratiques pour une performance optimale des projets. Ce type de PMO convient à une organisation qui a tendance à accroître la performance de ses projets grâce à la standardisation et à l’amélioration de la documentation, des processus, des procédures et des méthodes.

PMO orienté performance: il participe fortement à l’exécution tactique des projets afin de garantir leur réussite. Il développe également des processus et des outils de façon régulière pour augmenter le taux de réussite des projets. Ce type de PMO convient à une organisation qui a besoin d’améliorer sa performance dans l’exécution des projets.
PMO orienté gestion des connaissances : il suit l’avancement des projets, produit le reporting pour la direction et centralise les informations liées aux projets. Il fournit des normes, des processus et des bases de connaissances en matière de management de projet et propose des formations et du coaching aux chefs de projet. Ce type de PMO convient à une organisation dont le management de de projet est encore peu mature et où de bonnes pratiques standardisées doivent encore être établies et mises à disposition des chefs de projet.

Lire notre étude de cas en anglais : Maturing PPM to Improve PMO Confidence

Rôles selon la position du PMO dans l’organisation :

PMO au niveau de l’entreprise: il intervient au niveau des affaires générales et de la gouvernance, et est généralement directement rattaché à l’équipe dirigeante. Le PMO s’assure que les projets s’accordent avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il est chargé de la planification stratégique et de la planification des initiatives à long terme, de la sélection et la priorisation des projets ainsi que de la répartition des ressources pour soutenir les projets transversaux dans l’entreprise.
PMO au niveau d’une division : il intervient au niveau d’une division ou d’un secteur d’activité de l’entreprise. Ce PMO est généralement directement rattaché à la direction de l’activité ou au PMO situé au niveau de l’entreprise. Il est chargé du plan directeur tactique et du management du portefeuille de projets : il établit notamment le plan de gestion, le plan opérationnel et les budgets.

PMO au niveau d’un département : il intervient au niveau d’un département ou d’une unité et est généralement rattaché à la direction du département. Il est chargé de la planification directrice des opérations et du management d’un programme de projets : il établit notamment le plan opérationnel et le budget et est responsable de la gestion des changements.
PMO dédié : il est destiné à soutenir un seul projet ou programme complexe et apporte un appui fonctionnel (en matière d’infrastructure, de gestion documentaire ou de formation par exemple). Ce PMO établit des normes minimales et supervise la planification et les activités de contrôle de projet pour un unique projet.

Rôles selon le degré de technologie utilisée :

PMO manuel : ce type de PMO utilise des outils traditionnels comme Excel ou PowerPoint pour réaliser le management et le suivi de projet ainsi que le reporting, relativement figé. Les informations liées au projet sont en grande partie collectées, saisies et analysées manuellement.
PMO automatisé : ce type de PMO exploite l’informatique décisionnelle et les outils d’automatisation dans le management de portefeuille et de projet, qui permettent de suivre la performance du projet et de générer des tableaux de bord en temps réel.
PMO augmenté : ce type de PMO exploite l’intelligence artificielle fondée sur la consolidation de données et sur des outils d’informatique décisionnelle. En plus de suivre l’état d’avancement du projet en temps réel, il peut prédire les tendances du portefeuille et fournir des solutions prescriptives pour améliorer la performance du portefeuille de projets.

Identifier le PMO qui vous convient

Il n’existe pas de solution unique adaptée à toutes les situations. Par conséquent, la meilleure structure PMO est celle qui convient le mieux à votre organisation. C’est la structure qui peut répondre efficacement à vos besoins pour atteindre à la fois vos objectifs tactiques et stratégiques. Le résumé ci-dessus nous permet de comprendre l’essentiel au sujet des différents types de PMO et nous amène aux questions d’auto-évaluation suivantes :

Quelle est la structure de votre organisation aujourd’hui ? Est-ce une organisation fonctionnelle, horizontale, par division ou par projet ? Une organisation matricielle faible ou forte ?
Quelle est la taille de votre organisation ? Petite, moyenne, grande ? Si elle est grande, a-t-elle un seul ou plusieurs secteurs d’activité ? Est-ce une organisation de très grande taille avec une présence mondiale ?
Quelles sont les principales difficultés en matière de performance de projet auxquelles est confrontée votre organisation aujourd’hui ? Rencontrez-vous des problématiques liées à la gestion des ressources, aux processus de validation des projets, aux processus de management de projet simplifiés, au taux de réussite des projets ou à tout autre sujet ?

Quel est le niveau de maturité du management de projet appliqué dans votre organisation ?

Quel est le niveau de maturité de l’automatisation des processus et du management dans votre organisation ?

Quels résultats attendez-vous d’un PMO pour votre organisation ?

Répondre à un questionnaire d’auto-évaluation vous aidera à mieux comprendre votre organisation. Quelles sont vos forces et vos faiblesses en matière de management de projet ? Quelle est votre culture d’entreprise ou d’organisation ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ? Quelles sont vos exigences et vos attentes essentielles envers un PMO ? Qu’est-ce qui fonctionnerait le mieux pour votre organisation ?

En conclusion, choisir un PMO adéquat et instaurer de bonnes pratiques adaptées à votre situation est crucial. Vous pourrez alors mettre en place la structure PMO qui convient à votre organisation et lui permet de remplir sa mission et d’atteindre ses objectifs stratégiques.

Trouver la solution adaptée pour votre organisation

La solution adaptée se décline à plusieurs niveaux et signifie notamment :

Mettre en place la bonne structure PMO, dont le rôle et les responsabilités sont appropriés.
Positionner le PMO de façon adaptée dans l’organisation.
Recruter les bons candidats pour composer l’équipe.
Doter le PMO des outils nécessaires.
Déterminer les bons indicateurs pour mesurer la performance opérationnelle du PMO et la performance du portefeuille et des programmes.
Déployer le PMO au bon moment.

Commencer par choisir le bon partenaire est fondamental dans la mise en place de votre PMO. Ce partenaire vous guidera pour adopter la meilleure approche, personnalisée et adaptée à vos besoins, dès le début de votre démarche PMO.

Développer et déployer un PMO à l’échelle d’une entreprise demande un réel effort. Une telle initiative stratégique peut être menée progressivement afin d’intégrer tous les niveaux de l’entreprise. Opérer une transformation progressive est primordial pour garantir une adhésion totale à la nouvelle structure et aux nouvelles méthodes de management et de contrôle de projet au sein de l’organisation.

Notre expérience de plus de 30 ans dans le conseil en management de projet et le PMO as a Service (PMOaaS) nous permet d’améliorer et d’affiner sans cesse notre approche pour comprendre pleinement nos clients. Avant de recommander la solution PMO adaptée à nos clients, nous associons notre compréhension de votre organisation en matière d’efficience, d’efficacité, de création de valeur et de vision avec les meilleures pratiques du secteur appliquées aux équipes, aux processus et aux outils. Ainsi, nous préparons nos clients à répondre de façon proactive aux incertitudes et aux changements à venir et à relever de nouveaux défis dans un monde en constante évolution.