Tirer parti de l’IA pour améliorer l’efficacité des réunions de projet

22 septembre 2023

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L'IA pour améliorer l'efficacité des réunions de projet

Une des plus grandes transformations auxquelles sont confrontés les gestionnaires de projet concerne la technologie. L’essentiel n’étant pas de rester à l’affût des nouveautés, mais aussi d’être le moteur de ce changement et de trouver les moyens d’exploiter les nouvelles technologies pour faire progresser vos processus. C’est la raison pour laquelle MIGSO-PCUBED s’est associé à Sembly AI, une organisation disposant d’un outil qui répond à ce besoin d’avancées numériques.

Nous utiliserons ici ce partenariat, entre gestionnaires de projet et concepteurs d’une solution d’IA, pour souligner l’importance des nouvelles technologies et la manière dont elles peuvent améliorer l’efficacité de votre gestion de projet.

Un nouvel assistant de réunion mains libres

La plateforme de Sembly AI est un assistant de réunion qui combine la technologie d’analyse de la voix avec le traitement du langage naturel pour améliorer les environnements de réunion professionnels. Leurs produits sont conçus pour vous aider à assister à moins de réunions tout en réalisant plus de choses.

« Avec Sembly AI, vous pouvez enregistrer, transcrire et générer automatiquement des résumés de réunion intelligents qui peuvent être partagés de manière transparente avec votre équipe. Nous intégrons les plateformes de réunion les plus populaires comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, pour vous permettre de dire adieu aux résumés manuels des réunions. »

- Gil Makleff, PDG, Sembly AI

Comment cela fonctionne-t-il ?

Imaginez qu’un assistant personnel assiste à vos réunions pour prendre des notes à votre place. Il peut noter qui a dit quoi, identifier les actions à entreprendre et fournir des notes de référence au cas où vous auriez besoin de vous souvenir de quelque chose lors des réunions. La plateforme Sembly AI est la version numérique de cet assistant.

Sembly AI assiste aux réunions, fournit une transcription de ce qui a été dit et prend des notes qui peuvent être consultées à tout moment. Il peut identifier et attribuer des actions, créer un résumé de votre réunion et une liste des participants. Il vous permet également de chercher tout ce qui a été enregistré lors d’une réunion précédente. Une fois la réunion terminée, vous pouvez envoyer un lien hypertexte vers la réunion à un participant qui n’est pas membre de Sembly AI.

Partenaires pour les avancées numériques dans la gestion de projet

En tant que leader des solutions PMO et PPM, MIGSO-PCUBED cherche à mettre en œuvre et à intégrer les technologies les plus récentes, mais uniquement celles qui apportent une valeur ajoutée. Sembly AI est un outil qui apporte de la valeur aux gestionnaires de projets. Depuis 2021, nous avons établi un partenariat avec eux pour comprendre et utiliser leur assistant IA de réunion.

En tant que partenaires de Sembly AI, nous avons également été en mesure de fournir un retour d’information sur la façon dont les chefs de projet utilisent l’outil et sur ce qu’ils en attendent. Sembly AI a alors utilisé nos recommandations pour améliorer l’outil destiné aux personnes travaillant dans notre domaine.

« Chaque fois que vous avez une chance de travailler avec un outil qui a un impact direct sur les gens, c’est un énorme avantage. Ouvrir les yeux sur les nouvelles technologies, poser des questions et offrir un retour d’information et des perspectives sont des éléments essentiels. C’est ce qui rend ce partenariat si formidable. »

- Karen Norris, consultante en gestion de projet chez MP USA

Assurer l’efficacité de la gestion des projets

Nous utilisons la plateforme de Sembly AI comme une application dans nos projets et PMO, que nous pouvons ensuite fournir à nos clients. Nous avons mis en œuvre un programme pilote d’IA de Sembly pour un de nos clients, afin d’aider ses employés à mieux utiliser leur temps et leurs ressources. À la fin du programme pilote, notre équipe a découvert que l’utilisation de Sembly AI menait :

à une augmentation de 17 % de l’efficacité des réunions ;
à une baisse de 50 % des participants aux réunions sans perte de partage des connaissances ou d’efficacité ;
à une exactitude des données de 98 % dans les transcriptions.

Désormais, seuls les participants concernés sont tenus d’assister à la réunion, car les transcriptions et les résumés sont produits grâce à l’automatisation, et le temps nécessaire à l’édition et à la révision des procès-verbaux de réunion est considérablement réduit.

Cela montre non seulement que MP est en mesure d’apporter des solutions aux besoins spécifiques des clients, mais aussi que le domaine de la gestion de projet est en train d’innover et de progresser.

Mise en œuvre de nouvelles technologies dans vos processus de gestion de la performance

L’adoption de nouvelles technologies peut donner aux entreprises un avantage significatif, en leur permettant d’automatiser les processus, de réduire les coûts opérationnels ou d’offrir des expériences personnalisées aux clients, par exemple.

« En tant que PMO, si vous ne cherchez pas à vous améliorer et à trouver de nouveaux outils plus performants pour vous aider, vous ne parviendrez jamais à suivre le rythme. Nous faisons ce travail depuis 30 ans et nous travaillons avec les PMO depuis longtemps. Aujourd’hui, nous avons mis en place des PMO digitaux qui sont différents des PMO traditionnels dont la connotation était négative. Un PMO digital doit être tourné vers l’avenir et être prédictif, axé sur les données et automatisé. Il s’agit de tirer parti de la technologie pour améliorer les processus et la prise de décision. Cette technologie existe de nos jours ! »

- Rich Weller, Directeur de la Performance chez MP USA

Cependant, l’intégration de la technologie dans les processus d’entreprise peut être un processus complexe, et les entreprises doivent le faire sans perturber leurs flux de travail existants. Ils doivent également s’assurer que la technologie est évolutive et qu’elle peut répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

En tant que gestionnaires de projet, nous pouvons contribuer à cette transformation numérique. Nous aidons les organisations à évoluer avec le changement, ce qui commence en interne par un bon état d’esprit.

Démarrer petit pour évoluer

La mise en œuvre d’une nouvelle technologie peut s’avérer décourageante si l’on saute directement à la ligne d’arrivée. Nous vous recommandons d’adopter une approche Agile, en commençant modestement et en progressant au fur et à mesure de vos améliorations. Ainsi, vous pouvez être sûr que l’outil que vous utilisez vous apporte une valeur ajoutée tout en vous lançant dans quelque chose de nouveau. Envisagez de commencer par quelque chose de « peu codé, pas codé ». Cela signifie qu’il faut mettre en œuvre une solution technologique qui ne nécessite pas l’intervention d’un expert technique pour la programmer.

Devenir un citizen developer

Concentrez-vous sur votre propre entreprise ou PMO et devenez un citizen developer. Vous pouvez d’abord apprendre à utiliser des outils plus simples, puis les exploiter pour trouver de meilleures solutions. Ensuite, une fois que vous aurez mis en œuvre cette solution, vous pourrez l’améliorer et l’étendre en vous tournant vers des technologies plus avancées.

Continuer la formation

Veillez à ce que vos employés soient formés, à jour et au fait des nouvelles technologies.

« Chez MP, nous voulons que nos collaborateurs soient proactifs avec nos clients, et non réactifs. Nous sommes des pionniers dans notre secteur, toujours à la pointe de l’innovation et de la recherche de nouvelles façons de rendre le travail et les processus plus efficaces. Dans ce cadre, il faut d’abord se tenir au courant de ce qui existe et comprendre comment l’utiliser. »

- Marie Le Fresne, Responsable du Développement et de la Performance chez MP USA