Implémentation d’un tableau de bord digital en utilisant un outil BI

18 octobre 2023

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Implémentation d’un tableau de bord digital

Comment mettre en place un tableau de bord digital ?

Un tableau de bord digital (Dashboard Digital) est un outil interactif de visualisation de données qui, grâce à un outil BI, fournit une vue consolidée des indicateurs (KPI) et d’autres mesures pertinentes. On ne se lance pas à l’aveugle dans l’implémentation d’un tableau de bord au risque de perdre beaucoup de temps ou de se heurter à une insatisfaction du demandeur. Voici plusieurs étapes indispensables pour optimiser un tel projet ; et ceci avant même d’ouvrir un quelconque outil BI.

1. Identifier le demandeur et comprendre ses attentes.

Avant de plonger dans les aspects techniques, il est essentiel de définir clairement l’objectif du tableau de bord. Cette étape est indispensable car elle permet de déterminer les indicateurs clés pour piloter et atteindre les objectifs de vos parties prenantes. Leurs attentes doivent se retrouver dans les objectifs et le contenu des KPI. Cette réflexion simplifie la suite du développement du tableau de bord.

2. Identifier les sources et collecter les données.

La prochaine étape critique est de rassembler les données nécessaires à partir de diverses sources, telles que des bases de données, des feuilles de calcul, des services cloud et des API. Il s’agit de s’intéresser au cœur du sujet : les données. Elles peuvent être stockées sous plusieurs formes (fichiers Excel, bases de données internes, services Web, etc.) selon l’entreprise, et peuvent être collectées facilement dans les différents outils BI qui, aujourd’hui, supportent une large gamme de sources de données. Ces sources doivent être stables, la structure des données ne doit pas changer pour ne pas impacter la maintenance du futur tableau de bord.

3. Déterminer la meilleure solution logicielle.

Souvent, cette solution s’impose car il est rare qu’une société ait plusieurs outils BI à disposition pour plusieurs raisons (coûts, stratégie d’entreprise). Néanmoins, si tel est le cas, il est important de connaitre la portée du tableau de bord en termes de longévité, de nombre d’utilisateurs, de support de données, de fréquence de mise à jour nécessaire. Tous ces critères permettent de s’orienter vers la solution idéale. Evidemment, il faut s’assurer que cette solution soit compatible avec la source de données.

Pour une comparaison de différents outils, lisez notre article Business Intelligence : Comment choisir la meilleure solution BI pour votre tableau de bord ?

4. Préparer les données.

Le traitement des données consiste au nettoyage, à la transformation et à l’agrégation des données afin de créer un modèle de données pour le tableau de bord. La qualité des données est primordiale pour fournir des indicateurs et donc des décisions fiables. Le nettoyage et la transformation des données visent à assurer cette qualité et les outils BI offrent souvent des fonctionnalités de préparation de données pour faciliter ce processus. Le modèle permet de créer des relations entre les différentes tables de données et ainsi de mettre en place des visuels permettant de croiser les données de différentes sources.

5. Concevoir les visualisations et les intégrer dans un tableau de bord.

La conception de votre tableau de bord joue un rôle important dans l’engagement et la compréhension des utilisateurs. Un grand nombre de visualisations (tels que des graphiques et des tableaux) ainsi que des éléments interactifs (tels que des filtres) sont disponibles par défaut dans les outils BI qui permettent de répondre aux besoins dans la grande majorité des cas. Cette partie est d’autant plus aisée que les étapes précédentes ont été correctement cadrées. La mise en place des visuels doit s’accompagner d’une réflexion sur l’esthétisme global du rapport pour faciliter la lecture et la navigation.

Remarque : Pour un tableau de bord dynamique, envisagez d’intégrer des flux de données en temps réel pour garantir que le tableau de bord reflète toujours les dernières informations.

6. Valider et tester le tableau de bord.

Avant de mettre le rapport en production, il est important de s’assurer de la cohérence et de la fiabilité des résultats. Aussi, plusieurs types de tests permettent de rendre le tableau de bord robuste : tester les fonctionnalités (filtres, interactions, tris, etc.), tester les performances (ouverture rapide, réactivité), tester la sécurité (droits d’accès). Interagissez avec les parties prenantes et les utilisateurs potentiels pour recueillir des commentaires et apporter des ajustements afin d’optimiser l’efficacité du tableau de bord.

7. Déployer le tableau de bord.

Le tableau de bord étant développé, on rentre maintenant dans l’après-vente. Avant tout, le tableau de bord doit être accessible aux utilisateurs et par conséquent, assurez-vous d’évaluer et d’appliquer les niveaux de sécurité requis pour chaque groupe d’accès.

Ensuite, les utilisateurs doivent être formés. Une bonne pratique est de mettre à disposition un guide d’utilisation mais selon la complexité des formations spécifiques doivent être envisagées.

Enfin, le tableau de bord nécessite d’être maintenu et amélioré. Cela inclut la correction d’erreurs, la mise à jour régulière des données, l’adaptation aux besoins de l’entreprise, mais aussi l’identification d’opportunités afin d’améliorer le tableau de bord.

Cas concrets

Considérons deux exemples de mise en œuvre d’un tableau de bord digital :

1. Solution BI simple : Passage d’un indicateur/outil Excel-Power Point à un outil Power BI

Historiquement, la production d’indicateurs s’est faite sur Microsoft Excel et sa diffusion via Microsoft Powerpoint. Ces outils, bien que très efficaces dans leur domaine respectif ne sont pas idéaux pour la création et la visualisation de KPI car ils offrent peu de place à l’interactivité et à la personnalisation. Aujourd’hui, une solution BI est préférable dans cette situation.

Pour en revenir à notre processus de mise en œuvre en 7 étapes, supposons que nos parties prenantes ont déjà été identifiées. Il s’agit peut-être de responsables qui désirent suivre l’avancement des projets.

Concernant les sources de données, considérons un fichier Excel avec de nombreux onglets : une ou plusieurs bases de données, des TCD, des graphiques, des tables de référence permettant d’enrichir les données. Or pour la communication et le pilotage, seuls les indicateurs sont pertinents, ils sont donc partagés dans un fichier Powerpoint par mail ou lors de réunions. Ces indicateurs sont ceux à intégrer au tableau de bord.

Cela nous amène à l’étape 3, choisir le bon outil BI. Power BI faisant partie de la suite Office, il est souvent la porte d’entrée dans le monde la Business Intelligence, notamment pour remplacer cette double solution Excel/Powerpoint. En effet, Power BI permet de mettre en évidence les visuels (mieux qu’Excel) tout en gardant les données en arrière-plan (mieux que Powerpoint). Ici, nous utiliserons donc Power BI.

Ensuite, pour préparer les données (étape 4), connectez-vous et importez des données en choisissant parmi la large gamme de source de données possible dans Power BI (Figure 1, exemple avec des données provenant d’Excel). Si les données sont déjà nettoyées et bien organisées pour la visualisation, passez directement à l’étape 5.

Cependant, la plupart du temps, la base de données doit être enrichie ou transformée. Si des informations doivent être ajoutées à votre BDD (il existe une colonne code postal et vous avez besoin de la ville correspondante) ou transformées (Extraction des 3 premières lettres d’une colonne), alors il faudra passer par l’éditeur Power Query ou le langage DAX ce qui permet une grande variété d’opérations sur les données rendant les indicateurs d’autant plus pertinents. Dans ce cas, une formation un peu plus poussée peut être nécessaire pour maîtriser ces opérations.

Quel que soit le cas de figure, les visualisations créées seront idéales pour des communications dynamiques et un pilotage précis. D’autant plus que Power BI inclut une fonction de publication qui permet de diffuser facilement son rapport en le rendant accessible en quelque cliques, via un SharePoint par exemple.

Par conséquent, après avoir conçu, testé et déployé votre solution de tableau de bord (étapes 5 à 7), les éléments autrefois présentés via PowerPoint seront désormais disponibles avec des données dynamiques et facilement actualisables.

2. Solution BI avancé : Ouverture sur la professionnalisation des tableaux de bord

Lorsqu’il s’agit d’intégrer une solution BI dans une entreprise, le nombre de sources de données, leur préparation et leur modélisation se complexifient considérablement. Il est possible d’opter pour une solution avec une architecture intégrée, c’est à dire un logiciel qui se connecte à une seule base de données centrale sous forme de base de données relationnelle (Fig. 2) ou de data lake (Fig. 3). Les données peuvent être stockées en cloud ou en on-premise.

Une solution on-premise consiste à stocker ses données sur des serveurs de l’entreprise.

Si les systèmes d’information et les données d’une organisation sont on-premise, une base de données relationnelle fonctionne comme unique source pour un outil de BI. Cela permet d’avoir un environnement contrôlé pour le traitement et la circulation des données. (Figure 2)

Toutefois, lorsque l’on a de nombreuses sources de données différentes et difficiles à organiser, une solution cloud peut être développée en créant un data lake.

Un data lake est un lieu virtuel où est stocké une quantité considérable de données, provenant principalement des différents systèmes d’information (SI) de l’entreprise. Il s’agit généralement d’un environnement à accès restreint car il héberge toutes les données principalement dans un format brut.

Les données sont ensuite transformées dans un format simplifié et structuré en créant un data warehouse et/ou un data mart.

Un data warehouse est un endroit où des données structurées sont créées en identifiant les relations entre les éléments de données.

Cela devient la source de l’outil BI, au lieu de se connecter et de collecter des données à partir de sources de données individuelles. Les données sont disponibles pour la solution BI même en cas de maintenance sur les systèmes sources. (Figure 3)

Pour obtenir des conseils sur la sélection de l’outil BI approprié, veuillez-vous référer à Business Intelligence : Comment choisir la meilleure solution BI pour votre tableau de bord ?

Conclusion

La mise en œuvre d’un tableau de bord digital à l’aide d’un outil BI est un moyen puissant de transformer des données brutes en informations exploitables. Quel que soit le milieu industriel considéré, ces solutions BI permettent de mettre en place des rapports robustes pour différents besoins tels que le suivi des jalons projets, le suivi des incidents, l’adéquation charges/ressources, le suivi du budget voire même la planification et la réorganisation d’une entreprise.

En suivant le processus étape par étape décrit dans cet article, un tableau de bord visuellement convaincant et informatif peut être fourni pour permettre à votre organisation de prendre des décisions basées sur les données. N’oubliez pas que le succès d’un tableau de bord dépend d’une planification minutieuse, d’une conception réfléchie et d’un perfectionnement continu.

Commencez votre voyage en suivant ces étapes, ou associez-vous à nous pour déployer ces compétences au sein de votre organisation.

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