Management de projet : notre guide complet

Le management de projet ne se limite pas à réaliser un projet dans les temps ; il s’agit d’accorder les parties prenantes sur les outils et les processus adéquats pour atteindre les objectifs du projet. Cela nécessite du leadership, des compétences en communication et de l’esprit critique. On peut suivre différentes méthodologies : agile, Scrum, en cascade, hybride etc. Choisir la bonne méthodologie ou la bonne combinaison de méthodologies requiert de la réflexion et de l’analyse.

Selon le rapport Pulse of the Profession 2018, « seulement 58 % des organisations comprennent totalement la valeur du management de projet ». Cependant, en considérant les statistiques ci-dessous, la valeur d’un management de projet solide dans le succès d’un projet semble claire (Project Management Institute, 2018).

• Selon l’Association for Project Management (APM) en 2015, 22 % des projets ont atteint totalement leurs objectifs initiaux, 1 projet sur 8 a dépassé les délais prévus et 1 projet sur 6 a dépassé le budget prévu.
• De plus, le PMI souligne que « 9,9 % de chaque dollar investi sont gaspillés du fait de performances de projet médiocres ; soit 99 millions de dollars pour chaque milliard investi ».

Les entreprises prennent de plus en plus conscience de la valeur du management de projet. D’après le rapport Pulse of the Profession 2020, « plus des deux tiers (69 %) des professionnels du management de projet estiment que leurs dirigeants accordent une grande importance au management de projet, et près de la moitié (46 %) des organisations instaurent en priorité une culture qui valorise le management de projet » (PMI, 2020).

Quand les bonnes personnes, les bons outils et les bons processus sont réunis et convergent vers des objectifs communs, les entreprises réussissent bien au-delà du succès d’un projet donné. Une des façons de s’assurer que les pratiques de gestion de projet sont solides consiste à toujours suivre les étapes du cycle de vie d’un projet dans sa gestion, soit les cinq phases du management de projet.

Le management de projet comporte cinq phases : le lancement, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle et enfin la clôture. Ces différentes phases constituent le cycle de vie du management de projet et doivent être suivies pour garantir l’atteinte des objectifs du projet, le respect du budget et la création de valeur pour l’organisation.

De nombreux organismes professionnels élaborent des normes et des méthodologies de management de projet et la plupart d’entre eux proposent aussi des cours de préparation à leurs certifications comme le PMI, l’APM, PRINCE2 etc. Les conventions d’appellation pour désigner les cinq phases clés du management de projet peuvent varier légèrement d’un organisme à l’autre. Cependant, ces phases sont similaires et aboutissent au même résultat : suivre le projet de son lancement à sa clôture tout en planifiant les activités et en contrôlant l’avancement.

Il convient de noter qu’en suivant la méthode agile, ces cinq phases ne sont pas linéaires. La méthode agile est une approche itérative avec laquelle le résultat final est atteint plus tôt qu’avec une méthode traditionnelle et peut ensuite être étendu ou amélioré lors de chaque sprint. Néanmoins, il est important de comprendre les fondamentaux du cycle de vie d’un projet. Qu’importe la méthode de gestion de projet utilisée, en cascade ou agile, un projet doit avoir un début et une fin déterminés, ce qui nécessite une planification et un contrôle de l’avancement rigoureux tout au long du projet.

La première phase d’un projet est la phase de lancement. C’est là qu’une organisation identifie le besoin auquel répondra le projet et rédige un business case pour ce projet. Cela inclut une analyse de la situation et une étude de faisabilité qui justifie l’intérêt du projet. L’organisation doit aussi prendre en compte les besoins des parties prenantes et les conséquences du projet sur ces dernières.

La phase de lancement aboutit à la rédaction d’une charte de projet qui définit les objectifs, répertorie les acteurs concernés et justifie l’intérêt du projet.

Une fois qu’un projet est approuvé, la phase de planification démarre. Planifier permet d’établir la feuille de route du projet. Cela comprend le travail à réaliser, les ressources qui effectueront ce travail et le budget prévu pour le projet.

Le Project Management Body of Knowledge (PMBoK) du PMI regroupe dix domaines de connaissances à mobiliser lors de la planification d’un projet :

• l’intégration du projet, la gestion du périmètre,
• la gestion des délais,
• la gestion des coûts,
• la gestion de la qualité,
• la gestion des ressources humaines,
• la gestion de la communication,
• la gestion des risques,
• la gestion des achats, et
• la gestion des parties prenantes.

Pour aller plus loin : pour les candidats qui préparent la certification PMP®, la septième et dernière version du PMBOK identifie la planification comme un des huit domaines de performance projet parmi lesquels : la gestion des parties prenantes, de l’équipe projet, de l’approche de développement, des travaux du projet, de la mesure, de la livraison et de l’incertitude. Les dix domaines de connaissances de la sixième édition du PMBOK ne sont plus d’actualité dans la septième édition, on parle désormais de huit domaines de performance.

Pour la gestion du périmètre, l’énoncé des travaux et les tâches à réaliser sont définis dans un organigramme des tâches ou Work Breakdown Structure (WBS). Les ressources sont identifiées avec leurs rôles et responsabilités dans la structure organisationnelle du projet ou Resource Breakdown Structure (RBS), elles peuvent aussi apparaître dans le plan de communication. Les coûts sont présentés dans la structure de répartition des coûts ou Cost Breakdown Structure (CBS) et le budget de référence est établi en conséquence. Afin d’éviter les problèmes tout au long du projet, la gestion des risques fait également partie intégrante de la phase de planification.

Comme vous pouvez le constater, la plupart des activités principales du management de projet a lieu lors de la phase de planification. Par conséquent, il est important de noter que lorsqu’on évoque le plan de management de projet, on ne parle ni du planning du projet ni du plan de projet.

L’exécution d’un projet est la phase durant laquelle l’équipe projet met en œuvre et mène à bien ce qui a été défini lors de la planification. C’est là que les travaux sont réalisés et cela requiert de la supervision et de la coordination de la part du ou des chefs de projet. En s’appuyant sur un cadre de gestion de projet, le chef de projet :

• priorise les tâches et suit les délais,
• gère le budget global,
• tient l’équipe projet et les parties prenantes informées,
• communique avec les acteurs du projet,
• traite et résout les problèmes, et
• assure l’utilisation efficace des outils de gestion de projet.

Suivre et contrôler un projet consiste à vérifier l’état d’avancement et la performance du projet pour garantir le bon achèvement de chaque activité, dans les délais impartis et en respectant le budget.

Une fois que le projet est en marche, le chef de projet est responsable de l’estimation de la date de fin du projet, du respect du budget et de la mise à jour de l’état d’avancement du projet. Savoir ce qui se passe exactement dans le projet permet aux parties prenantes de prendre des décisions préventives pour rectifier toute tâche qui prend du retard ou éviter tout risque identifié.

Beaucoup d’outils variés et de logiciels de gestion peuvent rendre ce processus plus facile et plus efficace. Le défi consiste à intégrer les différents outils et à en extraire des données de qualité pour prendre des décisions informées. Un tableau de bord digital est un excellent outil pour aider une équipe projet à passer d’un fonctionnement réactif à un fonctionnement préventif.

La phase de clôture démarre quand le projet est sur le point de s’achever. L’équipe projet et les parties prenantes passent alors le projet en revue pour s’assurer que les objectifs définis ont été atteints et que le projet remplit bien les critères de succès établis.

La clôture du projet doit également comprendre un retour d’expérience dans lequel l’équipe identifie ce qui s’est bien passé, les difficultés rencontrées et les enseignements qu’elle en retire. C’est une phase importante pour identifier des axes d’amélioration.

Les questions essentielles à poser lors du passage en revue d’un projet sont les suivantes :

• A-t-on atteint les objectifs du projet ?
• Quels sont les bénéfices et les résultats du projet ?
• Quelles furent les difficultés rencontrées ?
• Quels processus auraient pu être améliorés ? Que pourrait-on faire différemment la prochaine fois ?