Comment mettre en œuvre une Gestion des Risques Agile?

1 juin 2024

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Gestion des Risques
Une Gestion des Risques Agile

Dans un monde aussi volatile que celui dans lequel nous évoluons, nos entreprises sont quotidiennement confrontées à un large éventail de menaces pouvant affecter leurs actifs (financiers, physiques et/ou humains) et leurs intérêts stratégiques. De ce fait, atténuer ces risques est devenu un aspect crucial de la stratégie de toute organisation pour assurer la continuité et la rentabilité des activités tout en protégeant les profits. Et, avec le développement des standards de la gestion de projets (ex : PMI, PRINCE) et des normes (ex : ISO 9001) au sein des entreprises, la Gestion des Risques et des Opportunités (ou R&O) s’est généralisée. Or, la révolution numérique et la démocratisation des approches agiles incitent les industriels à transformer leur organisation, impactant ainsi les processus de gestion des R&O mis en place.

En effet, l’Agilité offre une méthode innovante de gestion de projets qui consiste à les décomposer en une suite de petits objectifs atteignables. Dans cet article, nous vous présenterons quatre stratégies courantes, par le biais des méthodes agiles, sur lesquelles vous appuyer pour protéger votre entreprise des risques potentiels.

Comprendre la philosophie Agile :

Selon le manifeste Agile rédigé par l’Alliance Agile, les principes de l’Agilité déplacent la valeur-travail de l’inflexibilité des contraintes imposées par les process et la documentation à la satisfaction du client comme priorité absolue. Pour ce faire, l’organisation met l’accent sur la création de valeur, le respect des personnes, la minimisation des gaspillages, la transparence, l’adaptation au changement et l’amélioration continue afin de livrer des produits et des services qualitatifs à intervalles de durée fixe.

Concrètement, cela signifie que les équipes réalisent de façon itérative de petits incréments puis analysent :

La pertinence : Réalise-ton le bon produit ?
L’efficacité : La charge de travail de l’équipe par rapport à la capacité de production démontre-t-elle l’efficacité ?
La faisabilité : ce produit peut-il être réalisé ainsi ?

Cette approche a pour but de maximiser la création de valeur tout en minimisant les risques grâce à des boucles de rétroaction courtes et moins couteuses et la possibilité d’adapter le process et le planning en fonction des retours du client.

Les défis de la Gestion des Risques traditionnelle : pourquoi intégrer l'Agile

Les pratiques traditionnelles de gestion des risques peuvent employer une approche rigide et séquentielle, qui ne reflètent pas les changements dynamiques actuels de l’environnement des projets. Une telle approche peut aboutir à une évaluation obsolète des risques, à des opportunités manquées et à une insatisfaction des parties prenantes.

À l’inverse, la gestion des risques agile adopte une stratégie flexible qui s’adapte efficacement aux dynamiques imprévisibles des projets d’aujourd’hui. En intégrant le cadre Agile dans les processus de gestion des risques, les équipes ont la capacité de réévaluer et prioriser les risques en effectuant des retours plus fréquents. Cela conduit non seulement à des évaluations plus précises des risques, mais également à un processus plus efficace de leur atténuation.

Comment Intégrer l'Agilité dans vos Processus de Gestion des Risques

L’intégration de l’agilité dans vos processus de gestion des risques permettra la mise en place d’un cadre de gestion des R&O plus efficace et résilient. Ainsi, voici quelques conseils pour exploiter pleinement les opportunités qu’offrent l’Agilité :

1. Mettre en place des cérémonies

L’approche incrémentielle de l’Agilité permet de détecter rapidement les problèmes d’équipes, de process, de qualité ou de performance des produits. Il est recommandé de surveiller, en amont du projet, les écarts remontés afin d’éliciter les causes racines des risques identifiés. De même, il est important de créer des instances dédiées à l’identification de ces risques, par exemple lors de daily standups¹ ou de sprint rétrospectives². Ainsi, ces cérémonies sont prévues pour faciliter l’anticipation des R&O avec pour objectif une gestion en temps réel.

Brève réunion de collaboration quotidienne durant laquelle l’équipe revient sur les progrès réalisés la veille, énonce les intentions du jour et met en lumière les obstacles rencontrés ou anticipés. Également appelée Daily Standup.
Atelier récurrent au cours duquel les participants explorent leurs travaux et les résultats en vue d’améliorer le processus et le produit.

2. Partager les risques avec le client

Positionner le client au cœur du processus de développement favorise une collaboration unique qui est fondée sur une communication étroite et permet à toutes les parties prenantes de s’aligner sur leurs priorités et leurs besoins. L’autre avantage non négligeable de cette collaboration est de répartir les risques dans les deux camps qui ont comme objectif commun d’écarter les activités à faible valeur ajoutée tout en se concentrant sur les opportunités.

3. Avoir un leadership au service de l’équipe

Les équipes Agiles doivent être accompagnées par un « leader-serviteur » afin de se concentrer sur les incréments en cours de production et le développement des compétences requises. Ce facilitateur s’appellera chef de projet, Scrum Master, chef d’équipe projet, ou coach d’équipe en fonction de l’organisation. Son rôle est de faciliter la collaboration au sein de l’équipe en répartissant les responsabilités en fonction des connaissances de chacun et en supprimant les obstacles auxquels l’équipe fait face. Le processus de gestion des risques implémenté par l’entreprise est assuré par le leader-serviteur, formé à la gestion de ces derniers, et qui peut ainsi soutenir l’équipe en lui proposant une formation adaptée.

4. Avoir une communication transparente

La mitigation des risques se résume souvent à des prises de décisions (ex : plan d’actions). Afin de faire « le bon choix » et de réduire le biais de disponibilité, le responsable du risque doit prendre en compte un large éventail de points de vue. Il faut donc que les informations nécessaires à la prise de décision soient accessibles facilement, ce qui implique que l’entreprise doit favoriser une culture de communication ouverte et transparente. Les membres de l’équipe doivent être encouragés à signaler tout problème potentiel et à partager leurs connaissances pour atténuer les risques. Une communication efficace permet de prendre des mesures rapides pour gérer les risques et en minimiser les impacts.

Cas pratique : Application de la Gestion des Risques Agile

MIGSO-PCUBED intervient chez un des leaders mondiaux de la radiocommunication opérant sur les marchés de la défense et sécurité en déployant des Scrum Masters dans des équipes agiles qui développent des systèmes d’information et de communication pour des radios militaires. Dans ce cadre, nous avons mis en place de nombreux outils adaptés (i.e. CharmOnJira™, iObeya™, kanban) aux approches agiles afin de faciliter la remontée des R&O sur toute la chaine d’intégration, de vérification et de validation de la solution. En parallèle, nous avons également mis en place des cérémonies quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles où toutes les équipes métiers (ou leurs représentants) étaient conviées afin de partager (voire de résoudre selon les cas) des sujets complexes en facilitant la prise rapide de décisions.

Enfin, les R&O sont également partagés à tous les niveaux de hiérarchie via des revues plus traditionnelles tenues mensuellement pour faciliter la mitigation des risques que les équipes métiers seules ne sauraient atténuer. Cette communication améliorée permet de faire face aux changements rapides et imprévisibles (ex : nouvelles demandes clients et évolutions du marché) grâce à des cycles courts permettant l’identification et l’analyse rapide de nouveaux R&O. Cette nouvelle approche de la gestion des risques a ainsi permis la qualification d’un des systèmes d’information, incitant ainsi notre client à renouveler sa confiance à MIGSO-PCUBED en appliquant cette méthodologie à d’autres projets.

Conclusion

Identifier et prévenir les risques est par définition proactif ; il s’agit d’anticiper afin de prendre les mesures nécessaires. Ce processus peut perdre en proactivité au fur et à mesure que le projet avance et que moins de revues des risques ont lieu. C’est pourquoi l’incorporation d’une méthodologie Agile dans la gestion des risques peut être bénéfique. Cette approche encourage une collaboration plus forte entre les parties prenantes du projet. Elle permet un retour d’information régulier et de faire des ajustements en conséquence. Néanmoins, il est important de mettre en place un processus robuste pour surveiller les plans de mitigation tout en communiquant sur les menaces potentielles qui pourraient impacter l’entreprise. Enfin, pour rester efficace sur de courtes itérations, vous aurez besoin d’un leader-serviteur qui facilitera le processus et évitera les goulets d’étranglement.