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Tout projet est voué à rencontrer des risques. Mais qui est responsable de leur apparition et qui doit prendre des mesures pour les prévenir ? La gestion des risques peut sembler décourageante, en particulier dans le cas de projets de grande envergure et de projets faisant intervenir de nombreuses parties prenantes. C’est pourquoi une équipe spécialisée est nécessaire pour gérer le processus et le plan d’action. Ici, nous expliquons les rôles et responsabilités d’une équipe management des risques efficace.
Afin d’assurer un suivi régulier des risques et opportunités, il est essentiel d’avoir une personne dédiée à les gérer. Le chef de projet a trop d’autres responsabilités pour assurer celle-ci en plus. En outre, les risques peuvent devenir très couteux quand ils deviennent des problèmes. Il est donc important qu’une entreprise ait une personne qui a l’expertise de la gestion des risques projets, qui saura en assurer la gestion. Pour les projets plus importants, une équipe d’experts en gestion des risques est nécessaire. Il existe également de nombreuses parties prenantes qui participent à la gestion des risques et des opportunités en dehors de l’équipe immédiate de gestion des risques. Regardons les rôles les plus importants pour votre équipe de management des risques.
Le Risk Manager permet au projet d’avoir une vision d’ensemble de ses risques et opportunités ainsi que leur plan de traitement, facilitant ainsi les prises de décisions par le management. Il est l’acteur central pour les activités du management de risques du projet.
Le Risk Manager est le garant du respect de l’ensemble du processus établi par le Plan de Management des Risques et Opportunités (PMRO). Son activité principale est l’identification et la mise à jour des risques et opportunités (R&O).
Le management de risques par le Risk Manager comprend aussi les activités suivantes :
Le pilote de risques est le responsable du risque. Il travaille conjointement avec le Risk Manager car les pilotes de risques détiennent toutes les informations techniques sur les risques et opportunités. Il peut être à l’origine de son identification et donc le caractérise en définissant la ou les causes du risque et ses conséquences. Puis, il s’assure d’avoir les informations actualisées sur son risque. Également, il définit la stratégie, les actions de plan de traitement et coordonne les pilotes de ces actions. Tout ceci bien évidemment avec l’appui du Risk Manager.
Les pilotes de risques sont garants du respect des échéances allouées aux plans de traitement ou d’exploitation de leurs risques ou opportunités. Il se peut néanmoins qu’ils n’en soient pas pour autant les pilotes d’action.
Le chef de projet travaille en collaboration avec le Risk Manager. Il exprime des attentes et valide les propositions faites par le Risk Manager sur le processus, les instances et les indicateurs pour son projet. Il doit détenir une vision globale des risques et opportunités de son projet. Son rôle est également de se positionner sur les stratégies de réponse des risques critiques proposées par les pilotes, par exemple d’accepter un plan de réduction de la probabilité ou de l’impact.
Pour des projets appartenant à un programme ou à un portefeuille de projets, le chef de projet assure la remontée des risques critiques à cette échelle. En fonction du projet et sa taille, il pourrait avoir une délégation totale ou partielle quant à la validation des coûts à lever pour des risques avérés.
L’objectif de l’équipe référente est de faire progresser les capacités de réussite de management des risques par la définition ou l’amélioration de leurs pilotages (Plan de Management des Risques et Opportunités – PMRO), des méthodes et procédures, et des ressources et compétences nécessaires. Pour cela, elle peut agir à la fois en tant que formatrice et accompagnatrice mais aussi fournisseur de ressources compétentes au projet. Cette équipe est la source de documentation, d’orientation, d’audit et de conseil pour l’entreprise. En cas de difficulté sur des aspects méthodologiques, le Risk Manager peut se rapprocher l‘équipe référente pour l’assistance.
Les grandes sociétés peuvent avoir une équipe risque pour l’entreprise. Celle-ci gère les risques au niveau de l’entreprise. Ressemblant au Risk Manager, cette équipe permet à l’entreprise d’avoir une vision d’ensemble de ses risques / opportunités et assure la conformité avec leur processus de gestion des risques. Pour cela, les risques du projet doivent être remontés au niveau portefeuille pour que l’équipe puisse gérer les risques de l’entreprise de manière efficace et cohérente.
L’équipe projet est communément constituée d’un PMO, d’un planificateur, d’un contrôleur de gestion et du Risk Manager lui-même. Pour le maintien du registre, le Risk Manager est en interface avec le reste de l’équipe projet afin d’échanger sur les impacts éventuels sur le planning et le budget du projet.
Selon l’organisation, le sponsor (avec la participation du chef de projet) identifie les points de vigilance inhérents au projet dès la création de sa charte et communique avec Risk Manager. Grâce aux informations partagées avec et par le Risk Manager, le sponsor peut définir une enveloppe globale de provisions pour risques, et autoriser son utilisation dans le cas où un risque s’avère.
En conclusion, la gestion des risques est essentielle pour toute organisation et/ou projet, quelle que soit sa taille. D’un seul spécialiste de risques jusqu’à une équipe des Risk Managers, leur présence permet à une entreprise d’anticiper les problèmes, de s’y préparer et minimiser l’impact de ceux qui sont inévitables. De plus, ils permettent de profiter des opportunités potentielles.
Merci à Marie BELGODERE, Jérémie CLAUSTRE, Capucine COMTE, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Ingrid NGOBAY, Pierre PETILLON, Louann SUGDEN, Chris WAMAL, et à la Community of Practice de Gestion des Risques de MIGSO-PCUBED pour leur contribution.
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