La provision pour risques : inclure les risques dans la gestion des coûts

25 mai 2023

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Gestion des Risques
La Provision pour Risques

Dans l’article Processus de Management des Risques : les 4 étapes essentielles, nous avons vu le processus de management des risques et comment identifier, évaluer et répondre aux risques projet. Malgré la mise en place de plans d’actions de réduction ou d’évitement, les effets néfastes de certains risques se produisent et le projet doit être en mesure d’y faire face. La provision pour risques est donc le budget permettant de couvrir les effets de ces risques.

Définition de la provision pour risques

La provision pour risques est une enveloppe budgétaire qui s’ajoute au budget de réalisation du projet (somme des coûts des activités sans avènement de risques). Cette enveloppe est calculée à partir des résultats de l’analyse des risques. Elle permet de couvrir les impacts financiers en cas d’avènement de risques préalablement identifiés. Dans ces cas, elle alimente le budget de réalisation.

Exemples

La casse d’un moteur lors de l’essai d’une nouvelle gamme de camion : la provision va permettre de réaliser un nouveau moteur pour poursuivre les tests.
Une tempête sur un chantier de construction d’un nouveau bâtiment de production : la provision va permettre de financer les réparations des échafaudages et des engins de chantier.

Elle est exclusivement allouée aux risques et son pilotage est souvent réalisé de façon distincte du reste du budget du projet, avec des indicateurs et des instances de pilotage spécifiques.

La provision n’a cependant pas vocation à financer les plans de traitement des stratégies de réponses aux risques (diminution d’impact, diminution de probabilité, transfert à un tiers, etc.). Ces plans de traitement font partie du budget de réalisation du projet.

Dans certaines organisations, la provision couvre également des événements incertains et non identifiables. Dans ce cas, cette provision pour aléas est déterminée en fonction de retour d’expériences de projets similaires – par exemple, un pourcentage du budget du projet.

Calcul de la provision pour risques

Le calcul de la provision se déroule en deux étapes :

L’évaluation de la probabilité et de l’impact de chaque risque ;
L’application de la méthode déterministe ou de la méthode probabiliste.

Evaluation de la probabilité et de l’impact de chaque risque

Pour chaque risque, l’objectif est de définir une valeur pour sa probabilité (en %) et son impact (en unité monétaire). Par convention, l’impact des menaces pourra être de signe positif ou de signe négatif et celui des opportunités sera son opposé. Dans notre exemple, nous considérons l’impact des menaces de signe positif (par exemple 25 k€) et l’impact des opportunités de signe négatif (par exemple – 10 k€).

Les probabilités et impacts des risques doivent être le plus factuels possible et résultent en général :

De calculs

Exemple de probabilité : le taux de pannes d’une machine est calculé en fonction de la fiabilité de ses composants ;

De l’extrapolation des résultats d’études ou de sondages

Exemple de probabilité : le pourcentage de découverte de roches dures sur une zone complète dont la structure géologique a été étudiée partiellement ;

De retours d’expériences sur d’anciens projets

Exemple d’impact : surcoût constaté dans la réalisation d’une famille de pièces sur plusieurs années ;

De règles d’entreprise

Exemple d’impact : grille de cotation qui donne des impacts en fonction de la probabilité ;

D’avis d’expert dans le domaine.

Cette liste n’est pas exhaustive d’autres méthodes ou sources pouvant être utilisées en fonction des secteurs, projets ou entreprises.

Application d’une méthode de calcul de la provision

Cette étape ne peut être réalisée qu’après l’évaluation de la probabilité et de l’impact de chaque risque. La provision globale est la différence entre les provisions des menaces (valeurs positives) et celui des opportunités (valeurs négatives).

Il existe deux principales méthodes de calcul.

La méthode de calcul déterministe : c’est la méthode la plus répandue et la plus simple à mettre en place. La provision par risque est le produit de : Probabilité x Impact. Ensuite l’ensemble des provisions sont additionnées pour obtenir une provision pour le projet. Cette méthode est rapide à mettre en place.

La méthode de calcul probabiliste : la méthode probabiliste est une méthode de calcul de provisions qui permet d’estimer la probabilité d’atteinte d’un objectif. Parmi les différentes méthodes probabilistes, la plus connue est la simulation Monte-Carlo.

La simulation Monte-Carlo consiste à appliquer une distribution de probabilités à chaque risque (loi normale, loi discrète, loi triangulaire, etc.) qui se substitue à la valeur unique définie dans la méthode déterministe. Elle calcule et recalcule ensuite ces résultats (par exemple 5 000 ou 10 000 fois) avec des tirages de valeurs aléatoires suivant la distribution de probabilité de chaque risque.

Elle permet de prendre en compte des incertitudes, ce qui n’est pas le cas de la méthode déterministe. Elle présente une plage d’issues possibles et leurs probabilités de réalisation. Elle révèle aussi les possibilités extrêmes.

La simulation Monte-Carlo est d’autant plus intéressante lorsqu’on ne connait pas l’impact précis d’un risque. Dans ce cas, la caractérisation de l’impact se fait grâce à une plage de valeurs et non pas par une valeur unique comme dans la méthode déterministe.

Exemple : le résultat de cette simulation nous montre qu’il y a 75% de chances que la provision soit inférieure à 13 750 € et qu’il n’y a que 25% de chances que la provision soit inférieure à 10 000 €. Ainsi une provision de 13 750 € aurait 75% de chances d’être suffisante.

Pilotage de la provision

La planification de la consommation de la provision peut se faire de façon linéaire, en fonction du volume de dépenses du projet global, en fonction de l’avènement prévisionnel des risques principaux, etc. Il est également à noter que la consommation de la provision pour risques ne correspond pas toujours au moment de l’avènement d’un risque, mais peut se faire au fur et à mesure des conséquences du risque.

La provision ne couvre pas la totalité des impacts de chacun des risques. Il est essentiel de la réévaluer en cas de risques avec impacts importants et de définir des périodes de réévaluation. En fonction des organisations, des instances de reporting spécifiques liées aux risques sont organisées. Les mêmes indicateurs que pour le pilotage du budget peuvent être utilisés pour les provisions.

Les bénéfices de la mise en place d’une provision pour risques

La provision pour risques est indispensable pour piloter le budget des projets. Elle permet de justifier a priori le besoin de budgets pour traiter les conséquences de risques. L’organisation est ainsi plus réactive lorsque des risques arrivent.

La provision pour risques est également un levier intéressant pour mobiliser les membres d’un projet pour le management des risques. C’est un outil qui permet de communiquer à propos de la stabilité du projet et ses résultats, soulignant ainsi l’importance de la gestion des risques qui est directement liée à la livraison du projet.

Chez MIGSO-PCUBED, notre expérience montre qu’une mise en place efficace et la gestion de la provision pour risques sont importantes pour améliorer la prédictibilité et le succès des résultats d’un projet. Cette expérience, acquise dans de nombreux secteurs d’activités, résulte de plusieurs années d’accompagnement de nos clients dans leur gestion des risques.

D’ailleurs, plusieurs outils existent sur le marché : Palisade @Risk, Intaver RiskyProject, Primavera Risk Analysis, etc. MIGSO-PCUBED pourra vous conseiller pour le choix et la mise en place d’outils dédiés au pilotage de la provision.

Finalement, nous travaillons comme votre partenaire en management de projet, prêts à vous aider à améliorer vos capacités de gestion des risques d’une manière qui a du sens pour votre organisation.

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Cet article a été écrit par Marie BELGODERE, Xavier BELLIOT, Jérémie CLAUSTRE, Maria CORREAS QUIJANO, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Pierre PETILLON, Chris WAMAL.