Pourquoi Planifier ?

9 juin 2021

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Gestion de Planning
Pourquoi Planifier

Par définition, un projet vise à délivrer un produit ou un service en un temps donné. S’il possède une date de fin, le projet possède donc toujours un planning, aussi sommaire soit-il.

Aujourd’hui, nous ne concevons cependant que difficilement de mener à bien un projet sans un planning plus conséquent qu’une simple date finale. Un bon tableau de bord ne saurait exister sans un planning projet. Pourtant, si le planning est une part intégrante du management de projet, quelle est véritablement sa raison d’être ? Quels bénéfices peut-il apporter, et quelle est réellement sa valeur ajoutée ? Mais aussi pourquoi le planificateur est-il si souvent incompris ? Ces questions sont souvent plus complexes qu’elles ne le paraissent.

Qu’est-ce que la planification projet ?

Essayons de faire simple : Planifier peut signifier « faire un plan » ou « faire un planning », et l’un va rarement sans l’autre. Le planning peut ainsi faire partie de votre plan ; le plan est, littéralement, dans le planning. Nous nous concentrerons plus particulièrement sur le second sens. La planification, donc, « est un processus qui fixe […], après études et réflexion prospective, les objectifs à atteindre, les moyens nécessaires, les étapes de réalisation et les méthodes de suivi de celle-ci. »[i]

Formulé d’une façon plus digeste, planifier c’est définir :

Quelles seront les étapes du déroulement du projet.
Comment ces étapes seront organisées entre elle.
Quels seront les moyens nécessaires pour les réaliser.
Comment sera contrôlé la bonne réalisation de ces étapes.

Planifier, c’est surtout regarder à travers l’œilleton du temps pour observer l’arbre des possibles, aux chemins plus ou moins probables et incertains, et décrire le futur que l’on préfère parmi une multitude.

Car oui, l’on peut être planificateur et poète.

Planification : à quoi sert-elle, et quels bénéfices ?

Le planning est bien trop souvent sous-estimé, car oui, il est plus qu’un outil de contrôle de la performance individuelle permettant d’admonester celui qui n’a pas rendu son livrable alors que la petite barre sur le Gantt dit que la tâche devait être terminée depuis hier.

A l’initialisation d’un projet, la planification va permettre à tous les acteurs de savoir précisément ce que l’on attend d’eux et les moyens mis à leurs dispositions. Elle permet de formaliser, de façon concertée, le déroulement à venir du projet, étape primordiale permettant de renforcer la cohésion d’équipe et la motivation de chacun autour d’objectifs clairs et atteignables.

Durant la vie du projet, la planification est un outil d’anticipation et de suivi précis permettant d’avoir, à chaque instant, une connaissance accrue des évènements passés, en cours et à venir. Elle permet au chef de projet de prendre les meilleures décisions, et aux métiers d’anticiper leur charge en accord avec ce qu’ils doivent produire et ce sur quoi ils se sont engagés. Enfin, le planning est un outil de communication puissant vis-à-vis de toutes les parties prenantes du projet, qu’il s’agisse du client, des fournisseurs, des partenaires, ou encore des membres de l’équipe projet.

Enfin, une fois le projet achevé, le planning est un outil de capitalisation indispensable aux futurs projets de l’entreprise qui pourront s’appuyer sur l’expérience acquise.

Qu’est-ce qu’un bon planning ?

Un planning c’est comme une recette de cuisine : tout le monde n’a pas besoin de la même recette pour parvenir à un résultat satisfaisant. Pour certains, il sera nécessaire de détailler la moindre étape, de percevoir par le menu les éléments nécessaires à la réalisation de celle-ci et de connaître précisément chacune des durées, là où d’autres se contenteront de bien moins de détails. Le fait que cette phrase s’adapte aux deux contextes est bien la preuve de la pertinence de cette métaphore culinaire.

Le bon planning, c’est celui qui permet de bien piloter son projet, de bien communiquer, de bien permettre aux parties prenantes de se l’approprier. Le bon planning sera donc différent pour chaque projet. Si vous commencez à vous dire que tout cela est un peu complexe, ce n’était là que l’amuse-bouche.

Les différentes techniques et outils de la planification

Tout comme les projets, les plannings peuvent prendre bien des aspects : simple tableau de dates, diagramme de Gantt à plusieurs milliers de lignes, planning Chemin de fer, ou encore Backlog produit priorisé.

Ajoutez à cela que chaque type de planning permettra des méthodes d’analyse différentes, variées, parfois exotiques comme la littérature en regorge, telle que la méthode de la Chaîne Critique inventée par Eliyahu M. Goldratt dans une nouvelle digne d’un bon polar. Chaque méthode s’accompagne bien sûr de ses règles organisationnelles, de ses propres indicateurs, et bien souvent de ses partisans et détracteurs.

Et parce que cela serait sinon bien trop simple, ajoutons qu’il existe de nombreux outils à disposition, plus ou moins complets, complexes et agréables d’usage. MsProject, Primavera, Planisware sont peut-être les premiers noms qui vous viennent à l’esprit, mais il en existe tant d’autres (Eh oui, heureusement ou malheureusement vous en jugerez, j’inclus Excel et Lego parmi ceux-là).

Le rôle du planificateur dans tout ça

Nos consultants parlent du rôle de planificateur. Regardez leur vidéo !

Le Planificateur, c’est Ariane dans le mythe de Thésée. Chef d’orchestre et jongleur, il lui faut composer d’une multitude d’outils, de pratiques et de contraintes que le projet lui impose pour mener à bien sa mission : planifier certes, mais pas seulement.

Il lui faudra aussi accompagner, convaincre, animer, analyser, reporter, négocier, convaincre, capitaliser, communiquer et convaincre encore, en gardant le sourire.

« I am no hero, but I am a scheduler, so… close enough ! » [ii]