Our website is not supported on this browser
The browser you are using (Internet Explorer) cannot display our content.
Please come back on a more recent browser to have the best experience possible
Una PMO eficaz está en el corazón de cualquier proyecto, actuando como un elemento clave para su éxito. Su trabajo tiene como finalidad mejorar el rendimiento de tus equipos mediante:
La Oficina de Gestión de Proyectos facilita la comunicación para garantizar que todos trabajen hacia los mismos objetivos estratégicos. Para que esto sea posible en la actualidad, la digitalización es la clave del éxito.
Una PMO digital es una oficina de gestión de proyectos (PMO) que, gracias a las nuevas herramientas digitales y a las mejoras tecnológicas, digitaliza y presenta la información a las partes interesadas. Se basa en datos en tiempo real que pueden recogerse con sólo pulsar un botón.
Debido a que todo está en línea, se puede acceder al dashboard de una PMO digitial desde cualquier dispositivo. Esto ha sido un gran punto a favor con la aparición del trabajo desde casa.
Se trata de una PMO clásica que domina las herramientas de gestión de proyectos digitales aportando valor y mejorando la experiencia del cliente a sus equipos. No estamos hablando sólo de Excel aquí – Power BI, Tableau, Qlik y otras plataformas están también involucradas, como se muestra en la siguiente imagen.
La oficina de gestión de proyectos digital se basa en el procesamiento y el análisis de datos en conjunto con la automatización. Una PMO clásica dedica alrededor del 45% de su tiempo a recopilar, comprobar y compilar datos. Una PMO digital desplaza ese esfuerzo a la definición de estrategias de extracción de datos. De esta manera, se puede reducir lo que antes le llevaba un 45% de su tiempo a un 15%, te permite dedicar más tiempo al análisis.
La digitalización es el núcleo de éxito para la PMO de hoy en día
Mediante la creación de dashboards automatizados (automated dashboards), los gestores de proyectos pueden mantener a las partes interesadas y a los equipos informados, al tiempo que centran sus esfuerzos en ofrecer más valor en lugar de crear informes. Tratándose de una PMO clásica combinada con analistas y científicos de datos. Ese es un buen modelo mental de la PMO digital.
“Gracias a la continua proliferación de herramientas digitales, es posible aumentar el rendimiento diario de nuestros equipos limitando el tiempo necesario para recopilar, estructurar y visualizar los datos clave”, dijo Julien Laurent, Líder de la PMO Digital con MIGSO-PCUBED, en el video a continuación.
Quizá te preguntes por qué necesitas una PMO digital. Aunque la era digital nos ha traído datos, también nos ha traído demasiados datos. En muchas organizaciones, ha pasado el momento de empezar a analizar y explotar estos datos. La PMO clásica necesita evolucionar.
“Cuanto más relevante uno quiere ser, más datos necesita en diferentes áreas”, explica Julian en su entrevista que aparece a continuación. “La gestión de proyectos no es sólo la gestión del tiempo. Es la integración del alcance, el coste, el tiempo, los recursos, las partes interesadas, las comunicaciones, la calidad, los riesgos.”
“Así que hay una enorme cantidad de datos que vamos a tener que correlacionar. No somos capaces de hacerlo sin ayuda. Necesitamos una plataforma, un software, algo que nos permita correlacionar todos estos datos y añadir valor.”
Y ese es el punto decisivo. En un artículo del PMI de 2015 (en inglés), se afirma que “un reto clave es que la integración de plataformas nuevas y heredadas requiere una cuidadosa reflexión y planificación.” Esto requiere algo más que tiempo para configurar las cosas. Se necesita un conjunto de habilidades en tecnologías digitales que muchos recursos clásicos de la PMO no tienen.
Requiere una mentalidad de lo digital primero (“digital first”). Hay que centrarse en la integración de varios puntos de datos para influir en la toma de decisiones y mejorar el rendimiento del proyecto.
Una mentalidad “digital-first” utiliza esos ahorros de tiempo de la automatización y la conectividad para centrarse en la analítica. Estas son algunas de las preguntas que debería hacerse:
A principios de 2019, creamos el Laboratorio Digital (en inglés) para satisfacer la creciente necesidad de explotación de datos dentro de nuestros compromisos con los clientes. Gaël Guéguen, el director del Laboratorio Digital, explicó por qué es importante para que podamos aportar nuevo valor a nuestros clientes.
“En los últimos años, el volumen de información disponible se ha disparado”, dijo Gaël. “Esto supuso un reto tanto técnico como organizativo, pero también una oportunidad para gestionar nuestros proyectos de forma más eficiente”.
Encuentra más información en nuestro artículo: La PMO digital: Una mirada en profundidad a su transformación
El entorno empresarial es lo más importante. Es esencial que la empresa esté abierta a la digitalización y que los departamentos clave, el de IT por ejemplo, estén dispuestos a apoyar a la PMO en su transformación digital. Sin esas dos cosas, será imposible encontrar los recursos necesarios para que su PMO evolucione.
La madurez digital es una maratón, no un sprint. La transformación hacia una PMO digital no ocurre de la noche a la mañana. Requiere una estructura como la de cualquier otro programa de mejora de la PMO (en inglés).
En nuestro reciente estudio de caso sobre la transformación digital (en inglés), destacamos que el primer paso era acordar la visión del programa. Una vez que el cliente estuvo de acuerdo con la visión del futuro, el equipo colaboró en una hoja de ruta integral del programa.
Encuentre más información en nuestro artículo: Digital Transformation in Healthcare (en inglés)
Los puntos de bloqueo más comunes son que la armonización de herramientas y datos puede no estar hecha todavía. La empresa debe estar en un nivel de madurez entre su producción y sus herramientas para procesar sus datos de forma óptima. Sin datos, no hay PMO.
La centralización de las herramientas y la mejora de la comunicación entre los departamentos son vitales para que los cross-program dashboard (en inglés) sean vitales. La conformidad de los datos puede ser un punto de fricción si los departamentos no utilizan los datos de la misma manera. Datos innecesarios dentro, datos innecesarios fuera.
Por último, se podría pensar que los datos de alta sensibilidad son un límite, pero las herramientas digitales del mercado actual tienen todas el mismo rigor en cuanto a la seguridad de los datos. La privacidad de los datos no debe considerarse un impedimento para digitalizar su PMO.
Si aún no has iniciado tu viaje hacia una PMO más digital, te animamos a que lo hagas lo antes posible. Para apoyarte en tu viaje, te ofrecemos tres consejos, cortesía de una conversación con Rich Weller, entusiasta de la inteligencia artificial de la PM:
Investigue la última tecnología del mercado y cómo puede aprovechar sus ventajas únicas dentro de su panorama tecnológico. Sea curioso. Una rápida búsqueda en Google te dará una variedad de ideas sobre cómo incorporar tecnología como Power Automate, o utilizar herramientas como Zapier o IFTTT para integrar su pila de datos.
¿Recuerdas el juego Tetris? Para todos los pertenecientes a la generación Z, buscádlo. Se basa en la necesidad de anticipación a lo que viene y el análisis de cómo se debe incorporar o integrar continuamente en lo que ya se tiene, sin abrumar el panorama actual.
Aprovecha todas las oportunidades para capturar tus datos electrónicamente, en un formato coherente, y para almacenarlos de manera que puedan aprovecharse para tomar decisiones. A continuación, estudia cómo puedes automatizar tus procesos para eliminar la introducción o manipulación manual de datos de tu trabajo diario.
“Una PMO digital aprovecha la automatización inteligente para mejorar los procesos y la toma de decisiones”, afirma Rich.
Combinamos nuestra experiencia en Gestión de Proyectos con un excelente conocimiento de la industria para ofrecer servicios de alto valor.
MIGSO-PCUBED es parte del grupo ALTEN.
Por todas partes del mundo
Australia – Canada – France – Germany – Italy – Mexico – The Netherlands – Portugal – Romania – South East Asia – Spain – Switzerland – United Kingdom – United States
© 2024 MIGSO-PCUBED. Todos los derechos reservados | Aviso legal | Politica de privacidad | Gestión de cookies | Intranet
Los mejores trabajos también se desarrollan en grandes entornos: el equipo, su cultura y energía.
Cuéntenos más sobre ti: quién eres, tu proyecto y tus ambiciones,
y descubriremos cuál es tu siguiente paso juntos
Choose your language
Our website is not supported on this browser
The browser you are using (Internet Explorer) cannot display our content.
Please come back on a more recent browser to have the best experience possible