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In unserem vorigen Artikel haben wir erörtert, warum Unternehmen zu einem PMOaaS-Ansatz (Project Management as a Service) wechseln. Da sich PMOaaS sowohl auf die Beschaffung dieser Dienstleistungen als auch auf die Bereitstellung von Projektmanagementprozessen auswirkt, ist es wichtig zu verstehen, was ein PMOaaS ist.
Die Entscheidung für ein PMO als Dienstleistung (oft abgekürzt als PMOaaS) wird immer beliebter. PMO als Dienstleistung bietet Kunden die Möglichkeit, eine konsistente Nutzung ihrer PMOs zu gewährleisten, ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und die Transparenz der Projektleistung zu verbessern. Viele PMO-Organisationen, die vor allem durch Effizienzsteigerungen im Beschaffungswesen angetrieben werden, prüfen nun, wie sie den Wechsel vollziehen können.
Bei PMOaaS handelt es sich um einen längerfristigen Vertrag, bei dem die Preisgestaltung von den spezifischen Dienstleistungen des PMO sowie vom Umfang und der Komplexität der Projekte abhängt, die im Rahmen der Dienstleistung durchgeführt werden.
Es sollte auch beachtet werden, dass „As a Service“-Lösungen auch als
„Managed Service“ bezeichnet werden können. Wenn Sie also „PMO Managed Service“ lesen, handelt es sich
dabei lediglich um eine andere Bezeichnung für PMOaaS. Ähnliches gilt für „PM Managed Service“, bei denen es sich um PMaaS handelt.
Der Unterschied zwischen PMaaS und PMOaaS ist marginal. Er spiegelt den Übergang von der Beschaffung einer Dienstleistung im Rahmen eines vereinbarten Umfangs zur Beschaffung einer Dienstleistung zur Erbringung von Leistungen wider.
Die Leistung wird dann an bestimmten Ergebnissen gemessen, wobei die Einnahmen von der Fertigstellung des Ergebnisses abhängen.
Der Übergang zu einem verwalteten Servicemodell ist eine weitreichende organisatorische Veränderung. Daher sollte sie wie jedes andere große Programm mit Änderungsplänen verwaltet werden. Wir haben mit vielen Kunden zusammengearbeitet, um die Vorteile von PMO als Dienstleistung zu nutzen, darunter:
Unser Ansatz spiegelt unsere Kernkompetenz im PMO-Bereich wider und basiert auf der Erstellung eines Erfolgsplans. Um die Dinge einfach zu halten, verwendet unser Ansatz die vier bewährten Phasen: Identifizieren, Definieren, Liefern und Abschließen. Die späteren Phasen haben wir modifiziert, um den Übergang von einem Projekt zu einer betriebsbasierten Dienstleistung zu unterstützen.
Hier sind die vier Schritte auf dem Weg zu einem PMOaaS:
In einem ersten Schritt müssen Sie die aktuelle Landschaft bestimmen. Dazu gehört die Definition der Vision, der Ziele und der wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – KPIs), die den Dienst bestimmen. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen erfolgreich verwalteten Dienst ist die Möglichkeit, für Ergebnisse und nicht für Ressourcen zu bezahlen. Um dies zu erreichen, müssen Sie die wichtigsten Anforderungen an den Dienst ermitteln und geeignete Erfolgskennzahlen festlegen. Eine Programmdiagnose hilft der Organisation, die Verfügbarkeit von:
Durch die Festlegung dieser Leistungsbasis kann das Team Leistungssteigerungen messen und kommunizieren. Durch die Identifizierung großer Abweichungen bei der Umsetzung werden auch wichtige Schwerpunktbereiche für schnelle Erfolge ermittelt.
An diesem Punkt könnte es notwendig sein, auch eine „Light Touch“-Beratung in Anspruch zu nehmen, um Ihre Programme oder Projekte zu stabilisieren. Diese Beratung kann Ihnen helfen, Ihre Programme oder Projekte unter Kontrolle zu bringen und zu verhindern, dass Sie in Zukunft viele Änderungen vornehmen müssen.
Der zweite Schritt umfasst eine Lernphase, in der die Berater mit den vorhandenen Ressourcen zusammenarbeiten. Bei diesen Ressourcen kann es sich sowohl um interne Mitarbeiter als auch um externe Auftragnehmer handeln. In dieser Phase geht es darum, ein Arbeitsbuch oder einen Katalog von Aktivitäten zusammen mit einem Mobilisierungsplan zu definieren.
Die Erstellung eines Katalogs und einer Kadenz regelmäßiger PMO-Funktionen und -Aufgaben stellt sicher, dass Sie den für die Verwaltung erforderlichen Aufwand angemessen bewerten können. Wenn Sie die Komplexität von Projekten nicht bereits bei deren Beginn abschätzen, ist dies eine gute Vorgehensweise. Dies trägt dazu bei, die Leistung bei einfachen, mittelkomplexen und komplexen Projekten zu standardisieren, was wiederum zur Standardisierung des Preises beiträgt.
Die Mobilisierung ist der zweite wichtige Punkt in der Definitionsphase. Hier deckt ein Mobilisierungsplan die Umstellung bestehender Ressourcen ab und verringert die Auswirkungen, die Änderungen auf laufende Projekte haben könnten.
MIGSO-PCUBED wurde von einem großen Energieunternehmen als Teil eines PMOaaS-Rahmens mit der Verbesserung seiner IT-Innovation beauftragt. Das derzeitige Portfolio des Unternehmens litt unter mangelnder Angebotsqualität und Projektplanung. Es umfasste 56 Projekte, darunter:
MIGSO-PCUBED konzentriert sich auf die Wertschöpfung in vier Bereichen:
Bei der Umstrukturierung des Portfolios wurden die Prioritäten des bestehenden Portfolios, dessen Projekte sich über mehrere Jahre erstreckten, neu gesetzt. Projekte wurden verschoben und Ressourcen für strategischere Initiativen umverteilt. Dadurch konnte das IT-Innovationsteam früher einen Mehrwert schaffen.
Das Team führte drei Workshops durch, in denen es bewährte Praktiken vom Konzept bis zur Angebotserstellung einsetzte. Ziel war es, sich wie ein Startup zu präsentieren, was zu besseren Geschäftsvorschlägen und einer verbesserten Angebotsqualität führte.
Darüber hinaus konzentrierte sich die Einführung einer „Emerging Technology Improv Area“ innerhalb der Organisation auf die Verbesserung des Wissensaustauschs und der Kommunikation. Dies wiederum führte zu einer verbesserten allgemeinen Team-Kultur.
Schließlich konnte unser Team durch praktisches Projektmanagement-Coaching und Mentoring die Erstellung von Projektplänen um 78 % verbessern. Das Ergebnis war eine höhere Qualität der Projektbewertung, die sich in realistischeren nachgelagerten Umsatzprognosen und Kosteneinsparungen niederschlug.
Der dritte Schritt ist die Bereitstellung und Annahme des verwalteten Dienstes. Die Bereitstellung ist standardisiert, die Preise sind festgelegt, und die Projektmanager verstehen, was der Kunde will, und übernehmen es. In der vorangegangenen Ramp-up-Grafik wurde der Übergang von der Lernphase zur Skalierungsphase veranschaulicht. Bei der Skalierung verschiebt der Kunde Projekte in das Portfolio oder das Arbeitsbuch durch einen verwalteten Änderungskontrollprozess.
Während der Skalierung sollten Sie regelmäßige Kontrollen durchführen, damit Ihr Kunde angesichts der Aufnahme weiterer Projekte in das Portfolio zufrieden ist. Zu den wichtigsten Leistungsindikatoren gehören die Ressourcenerfüllungszeiten, der Grad der Kundenzufriedenheit, der Fortschritt beim Onboarding und der Status der Leistungserbringung.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für MIGSO-PCUBED ist die Einbindung von Lieferteams mit fachkundiger Führung vor Ort. Wenn Ihr Unternehmen viele Auftragnehmer oder Lieferanten hat, kann es schwierig sein, diese dazu zu bringen, einheitlich zu arbeiten oder Projektmanagementdienste zu leisten. Unsere Teamleitung vor Ort bedeutet, dass Sie bei Überprüfungen einen einzigen Ansprechpartner haben, der die notwendigen Verbesserungen schnell umsetzen kann.
Der letzte Schritt in unserem Ansatz ist der Betrieb. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt stets auf der kontinuierlichen Verbesserung der PMO-Services. Erfolgreiche PMOs sind stets bestrebt, sich zu verbessern und zu beurteilen, wo sie der Organisation den größten Nutzen bringen können. Sie sollten sich dazu folgende Fragen stellen:
In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, die Dienstleistung an den Kunden zurückzugeben. Ist der Kunde bereit, diese Aufgabe selbst zu übernehmen? Dies ist der Fall, wenn die internen Fähigkeiten so weit ausgereift sind, dass die Dienstleistung nicht mehr benötigt wird.
Das moderne PMO ist auf Fernwartung umgestiegen. Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Remote-Projektmanagementbüros verbessern können?
Die Entscheidung für ein PMO als Dienstleistung ist zwar keine leichte, kann aber durchaus positiv ausfallen. Alles, was es braucht, ist die Anwendung eines Projektmanagementansatzes und das Befolgen logischer Schritte.
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