6 Wege, um Remote-Projektmanagement-Büros zu verbessern

30 Oktober 2023

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6 Wege, um Remote-Projektmanagement-Büros zu verbessern

Immer mehr Teams arbeiten aus verschiedenen Gründen per Remote-Zugriff. Obwohl es Kollaborationstools wie Slack, Office 365 / Teams und Atlassian gibt, ist Remote-Arbeit immer noch eine Herausforderung. Um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, müssen Teams auf Remote-Arbeit umstellen können, ohneAuswirkungen auf ihre Produktivität zu haben.

Damit Remote Project Management Office (PMO)-Dienstleistungen erfolgreich sind, müssen Sie eine Reihe von Herausforderungen bewältigen, darunter:

Zeitzonen Unterschiede
Kommunikationsprobleme
Umsätze
Technologien
Datenverfügbarkeiten
Organisatorisches und kulturelles Bewusstsein

Wenn es jedoch richtig angegangen wird, überwiegen die Vorteile eines Remote-PMO die Risiken. Die Führung eines Virtuellen-Projektmanagementbüros kann quasi keine Auswirkungen auf die Performance haben. Es kann sogar kostengünstiger sein, als ein Präsenzbüro.

Falls Sie sich fragen, wie man ein Remote-PMO führt, finden Sie hier unsere sechs Empfehlungen, wie Sie Ihre Performance verbessern können.

KURZ GEFASST

1. Infrastruktur

Laut einer Umfrage im Rahmen der PM-Konferenz im Jahr 2019 glauben 72 % der PM-Fachleute, dass Remote-Arbeit die Effizienz steigert. Wenn es um das Thema Remote-Arbeit geht, sind viele noch nicht ganz auf der Höhe der Zeit. Abgebrochene Telefonate und unterbrochene Dateitransfers gehören zu den elementarsten Herausforderungen, mit denen wir uns alle auseinandersetzen müssen.

Unsere Remote-Projektmanagement-Büros verfügen über sichere IT-Zugangspunkte sowie Videochat-Technologie. Dadurch hat man das Gefühl, dass der Kunde direkt nebenan sitzt, während der physische Kontakt eingeschränkt ist. Unsere Berater haben sich darauf eingestellt von zu Hause aus zu arbeiten, um verschiedene Arten von Projekten unter allen Umständen weiterzuführen zu können. Dazu zählt auch das Einrichten der richtigen Technik zu Hause und die Zusammenarbeit mit den Kunden, um Remote-Projektmanagement-Büromethodiken zu entwickeln.

Die meisten Beteiligten realisieren, wie lange es dauert, optimale Arbeitsbedingungen für Ihr virtuelles Team zu schaffen. Das erinnert uns daran, dass die Infrastruktur das Wichtigste ist, damit die Arbeit nicht ins Stocken gerät.

2. Team Hubs

Obwohl durch die Remote-Arbeit nachweislich die Produktivität gesteigert wird, die Fluktuation sinkt und die Betriebskosten reduziert werden, hat sie einen großen Nachteil – die Isolation. Wenn sich ein Team in unseren Büros aufhalten, wird der Teamgeist auf natürliche Weise gestärkt.

Wo immer möglich, sollten Sie Ihre Remote-Mitarbeiter in Team Hubs zusammenbringen, um die Moral und die Produktivität des Teams zu steigern. Auch während der Arbeit aus der Ferne, können Sie über Chat Rooms, tägliche Stand-ups und reguläre Check-ins in Verbindung bleiben.

Erfahrung

Die Personalverantwortlichen sind sich einig, dass die Personalbeschaffung schwieriger geworden ist, wobei 59 % der Meinung sind, dass die Qualifikationen spezialisierter sind als vor drei Jahren. Wir empfehlen mit einem führenden Projektmanagement-Anbieter zusammenzuarbeiten, der Erfahrung mit der Bereitstellung von Remote-PMO-Lösungen hat. Sie bieten Ihnen die besten Fachkräfte und Projektmanagement-Tools, wenn Sie sie benötigen.

Wir beschäftigen hochqualifizierte Ingenieure, die in verschiedenen Projektmanagement-Methodiken und unseren neuesten Bereitstellungspraktiken geschult sind. Dadurch können sie Ihnen die bestmögliche Unterstützung bieten.

Wir wissen, was nötig ist, um Remote-Dienste zu leisten.

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4. Sprache

Leider können Mitglieder von Remote-Projektteams meist nicht die nonverbalen Signale, die bei persönlichen Besprechungen vorkommen, erkennen. Videokonferenzen helfen bei Besprechungen, eine Präsenz und eine Beziehung zwischen den Teams herzustellen.

Da Projektmanagement jedoch zu einem großen Teil auf Kommunikation basiert, ist es ein großer Vorteil, wenn Sie sich in Ihrer Muttersprache unterhalten können. Unsere PMO-Methodologie setzt multilinguale Berater ein, so dass sie problemlos mit Kunden in der ganzen Welt sprechen können, in Person oder über das Internet.

5. Organisatorische Kenntnisse

Auch wenn die Remote-Arbeit global verbreitet ist, fühlen sich manche Menschen etwas verloren. Wir glauben, dass der Erfolg eines Remote-Teams zu einem wesentlichen Teil auf der Stärke seiner Beziehungen beruht. Da wir seit Jahrzehnten mit unseren Kunden zusammenarbeiten, kennen wir ihre Organisationskultur und wissen, wie alles abläuft.

Darüber hinaus unterstützen wir unsere PMOs mit Teamleitern, die ihrem Team Hub zugewiesen werden, und bieten damit direkte Anleitungen und Orientierung. Das Team wird durch ein Netzwerk von Projektmanagement-Beratern in der Organisation des Kunden unterstützt. Sie bieten einen Austausch von Erfahrungen, bewährten Praktiken und Wissen.

6. Robuste Übergänge

Im Idealfall sollten nicht alle Projektmanagementaktivitäten nur über das Internet stattfinden. Gemeinsam mit dem Kunden legen wir fest, welche Phasen der einzelnen Programme via Internet oder vor Ort stattfinden sollen. Wir nennen dies „adaptive Virtualisierung“.

Bevor wir Arbeiten aus der Ferne erledigen, organisieren wir eine gründliche, persönliche Übergabe der Aktivitäten mit dem Kunden. Dieser Übergang sorgt für enge Beziehungen, die zu größerem Erfolg führen.

Je mehr Teams auf virtuelle PMO-Angebote setzen, desto besser dürften die Produktivität gesteigert, die Betriebskosten gesenkt und die Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern verbessert werden. Folglich wird der Wert von Projektmanagement-Dienstleistungen steigen.

Es ist nicht so einfach, Remote-Projektmanagement-Büros optimal zu organisieren, ohne die Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen. Die Chance ist jedoch weitaus besser als nur „entfernt möglich“.

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