6 Regeln für ein PMOaaS Service Center

30 Oktober 2023

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6 Regeln für ein PMOaaS Service Center

Unser Kunde ist ein großer französischer Automobilkonzern, mit dem wir seit über 25 Jahren zusammenarbeiten. In dieser Zeit hat die Automobilindustrie durch Hybrid- und Elektromotoren, vernetzte Fahrzeuge und autonomes Fahren viele Neuerungen erlebt.

Wir stehen derzeit vor einer neuen Herausforderung, die nicht nur für die Automobilindustrie relevant ist: die Reduzierung von Kosten für Technik und Entwicklung. Diese Thematik hat sich zu einer Existenzfrage entwickelt. Die Fähigkeit eines Unternehmens, sich auf sein Know-how zu konzentrieren und sein PMO einem spezialisierten Partner zu überlassen, wird zu einer strategischen Frage und zu einer Quelle von Wirtschaftlichkeit und Leistungssteigerungen, die kein großes Industrieunternehmen ignorieren kann.

Regel Nr. 1 - Klein anfangen, um groß zu werden

Im Kontext der ständigen Weiterentwicklung ist die Einrichtung eines Service Centers bzw. PMO als Dienstleistung (PMOaaS oder PMaaS) eine sinnvolle Option. PMOaaS unterstützt den Kunden bei der Erreichung seiner Ziele. Mit PMO als Dienstleistung können sich die Kunden auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und gleichzeitig ihren PMO-Ansatz rationalisieren.
Der finanzielle Nutzen ist hoch. Dank unserer Partnerschaft konnten wir den Durchschnittspreis für unsere Arbeitseinheiten innerhalb von fünf Jahren um 30 % senken. Wie haben wir dies erreicht? Indem wir die Arbeitslast im Verhältnis zu den Kapazitäten optimiert haben, konnten wir neue Synergien zwischen Projekten und automatisierten Berichten realisieren.
Zu Beginn unserer Partnerschaft haben wir das Projekt in Zusammenarbeit mit unserem Kunden geplant. Im Jahr 2015 haben wir unser erstes PMO-Arbeitspaket mit einem Team von 70 Beratern erstellt. Danach entwickelten wir ein umfassendes PMO Service Center. Es umfasste das Konfigurationsmanagement, das Auslastungsmanagement von Ressourcen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und ein zusätzliches Team in Spanien ab 2018.
Inzwischen arbeiten wir mit den Bereichen Technik, Produktion und Design zusammen. Dank unserer 120 Berater im PMO Service Center können wir auch in anderen Bereichen einen Mehrwert bieten, wie z. B:

Hilfe bei der Projektleitung
Überwachung von Auslastung und Ressourceneffizienz
Berichterstattung
Projektkostenkontrolle
Technik

Regel Nr. 2 - Definieren Sie Ihre Ziele und identifizieren Sie den angestrebten Nutzen

Eine Organisation innerhalb des Service Centers steht im Austausch mit den jeweils mitwirkenden Abteilungen. Dadurch werden Synergien geschaffen und die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der Teams gesteigert. Kurzum: Wir beseitigen die Silos. MIGSO-PCUBED besteht aus mehreren Geschäftsführern, Bereichsleitern, Focal Points und technischen Relais.

Sie regeln die Beziehungen zu Einkäufern, Vertragskunden und sonstigen Geschäftskunden. Dieses Management garantiert:
Ausgezeichnete Lieferqualität.

Kundenzufriedenheit.
Die Qualität der gesamten Dienstleistung.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele definieren und mit dem angestrebten Nutzen kombinieren. Um die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen, setzen wir auf die folgenden drei Hauptbereiche:

Unser Verständnis für das Kundenumfeld

Unsere Berater sind jederzeit in der Lage, die Kundenanforderungen zu erfüllen, unabhängig davon, ob es um ihre Fachkenntnisse, ihre Erfahrungen oder ihre menschlichen Qualitäten geht. Dank der Kenntnis des Umfelds ist es außerdem möglich, eine leistungsfähige Betriebsstruktur aufzubauen, die eine hohe Dienstleistungsqualität gewährleistet.

Unsere robusten Integrationsprozesse

Dadurch können wir schnell mit der Arbeit beginnen. Wir haben ein zentrales Schulungsprogramm entwickelt, das durch spezifische Schulungen für die einzelnen Bereiche, Projektmanagement-Tools unseres Kunden (basierend auf Planisware) und Soft-Skill-Schulungen ergänzt wird.

Unsere Fähigkeit, viele bereichsübergreifende Projekte umzusetzen

Um den Nutzen unserer Dienstleistungen zu maximieren, setzen wir auf Agile, Digitalisierung, Standardisierung und Kapitalisierung.

Regel Nr. 3 - Gehen Sie die wichtigsten Meilensteine durch

Es dauert einige Zeit, um ein Service Center dieser Größe einzurichten. Es wird während der Arbeitsausführung aufgebaut und muss daher Folgendes leisten:

Es muss eine klare und gemeinsame Führungsstruktur und Organisation geschaffen werden.
Es müssen Führungsinstanzen auf sämtlichen Ebenen geschaffen werden.
Es müssen spezifische Leistungsindikatoren für das PMO Service Center entwickelt werden.
Es müssen Änderungen am Katalog der Arbeitseinheiten vorgenommen werden.
Es müssen hervorragende Leistungen geliefert werden.

Dank dieses Konzepts verfügen wir heute über einen vollständigen Katalog von über 100 Arbeitseinheiten, die alle Kundenbranchen in Frankreich und Spanien abdecken. So können wir alle Anforderungen abdecken, die wir zusammen mit unserem Kunden erarbeitet haben. Spezifische Arbeitseinheiten erfüllen die spezifischen Kundenanforderungen, wodurch PMO als Dienstleistung flexibel bleibt.

Regel Nr. 4 - Achten Sie auf Knackpunkte

Sie sollten wissen, wo die Knackpunkte liegen, offen für Veränderungen sein und Ihre Erwartungen und Ziele formulieren. Beim Einrichten von PMO als Dienstleistung gelten die gleichen Grundlagen wie bei jedem anderen Projekt auch:

Brechen Sie keine Brücken ab.
Begleiten Sie Änderungen.
Vertrauen Sie Ihrem Team und Ihrem Kunden.
Fordern Sie erstklassige Arbeitsergebnisse.

Regel Nr. 5 - Akzeptieren Sie Kreativität

Dank des Vertrauens unseres Kunden haben wir bereichsübergreifende Arbeitsgruppen eingerichtet, um die Ergebnisse des PMO Service Centers zu optimieren und weiterzuentwickeln.

Der Einsatz von Trainings (Wellcome-Booklet, Entwicklungsplan, Projektmanagement-Tool) und die Schaffung der Digitalen Fabrik im Jahr 2017 zur Automatisierung und Digitalisierung von Berichterstattungstools (VBA, Power BI, Spotfire…) sind nur einige Beispiele für die von uns eingeleiteten Initiativen. Seither kommt die Digitale Fabrik auch in anderen Projekten und bei anderen Kunden zum Einsatz.

Regel Nr. 6 - Geben Sie Feedback und fokussieren Sie sich auf die Ziele

Dialoge, Feedback und Fortschritte seitens Ihrer Partner sollten nicht unterschätzt werden. Die Implementierung von PMO als Dienstleistung erfordert strategisches Sponsoring, einen signifikanten Antrieb für Veränderungen und die Unterstützung allIhrer Teams.

Fazit

Neben den direkten finanziellen Vorteilen, die ein effektives PMO als Dienstleistung mit sich bringt, sind wir ständig bemüht, Verbesserungen innerhalb eines Service Centers zu erzielen. Unsere Teams sind kreativ und innovativ. Ein effektives PMO-as-a-Service liefert spontane Verbesserungsvorschläge und öffnet Türen für viele bereichsübergreifende Maßnahmen zugunsten des Kunden.

Bei allem, was wir tun, sind wir stets um höchste Kundenzufriedenheit bemüht. Unser PMO-Know-how wird von unseren Kunden geschätzt, wofür wir ihnen sehr dankbar sind.

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